Ống dẫn thông thường: Trong những gì nó bao gồm, các loại và ví dụ
Ống dẫn thông thường là phương tiện thông qua đó mọi người trong một tổ chức giao tiếp để truyền các điều khoản, mệnh lệnh, yêu cầu, khẩu hiệu, yêu cầu và báo cáo. Cần phải suy nghĩ kỹ xem ống dẫn nào được sử dụng để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau: sử dụng ống dẫn không phù hợp có thể tạo ra hậu quả tiêu cực.
Thông điệp phức tạp đòi hỏi các kênh thường xuyên, phong phú hơn tạo điều kiện cho sự tương tác, để đảm bảo sự rõ ràng. Trong mạng này được gọi là giao tiếp, người quản lý trở thành một liên kết. Các quyết định và đơn đặt hàng tăng, giảm hoặc đi ngang, tùy thuộc vào vị trí của người quản lý trong mạng truyền thông.
Một người quản lý tốt nên truyền cảm hứng, chỉ đạo và tổ chức nhân viên của họ một cách hiệu quả, và đối với điều này, công cụ tốt nhất là lời nói và chữ viết. Để có một luồng thông tin tốt và để người quản lý quản lý nhân viên của mình, cần phải có một kênh thông thường hiệu quả.
Nó bao gồm những gì?
Trong một tổ chức, thông tin chảy lên, xuống và sang hai bên. Luồng thông tin này được gọi là truyền thông. Các kênh thông thường đề cập đến cách mà thông tin này chảy trong tổ chức và với các tổ chức khác.
Một yếu tố quan trọng của quá trình giao tiếp là cơ chế phản hồi giữa quản lý và nhân viên.
Với cơ chế này, nhân viên thông báo cho các nhà quản lý rằng họ đã hiểu nhiệm vụ trong tay. Mặt khác, các nhà quản lý cho nhân viên nhận xét và chỉ dẫn về công việc của họ.
Ý nghĩa
Một sự gián đoạn trong ống dẫn thông thường dẫn đến một luồng thông tin không hiệu quả: nhân viên không biết công ty mong đợi gì ở họ, họ không được thông báo về những gì đang xảy ra trong công ty.
Điều này sẽ khiến họ nghi ngờ những lý do cho bất kỳ thay đổi trong công ty. Ngoài ra, không có giao tiếp hiệu quả, nhân viên trở nên ủng hộ bộ phận của họ hơn là của công ty, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và năng suất của họ.
Cuối cùng, điều này cũng gây tổn hại cho các mục tiêu chung của tổ chức. Do đó, để một tổ chức hoạt động hiệu quả, một người quản lý giỏi phải có khả năng truyền đạt cho nhân viên của họ những gì được mong đợi ở họ.
Bạn cũng nên đảm bảo rằng nhân viên nhận thức được các chính sách của công ty và mọi thay đổi trong tương lai.
Do đó, các nhà quản lý nên thực hiện một kênh thường xuyên hiệu quả để tối ưu hóa năng suất của người lao động, nhằm đảm bảo hoạt động đúng đắn của tổ chức.
Các loại
Ống thông thường chính thức
Một ống dẫn chính thức thường xuyên truyền đạt thông tin như các mục tiêu, chính sách và thủ tục của một tổ chức. Thông điệp trong loại ống dẫn thông thường này tuân theo một chuỗi lệnh.
Điều này có nghĩa là thông tin chảy từ người quản lý đến cấp dưới của mình và họ lần lượt truyền thông tin đến cấp nhân sự tiếp theo.
Ống dẫn thường xuyên không chính thức
Luôn có một mạng lưới giao tiếp không chính thức trong một môi trường làm việc chính thức. Mạng truyền thông chính thức phân cấp nghiêm ngặt không thể tự hoạt động hiệu quả. Do đó, có một ống dẫn thường xuyên ngoài mạng lưới này.
Mặc dù loại ống dẫn thông thường này có thể làm gián đoạn chuỗi mệnh lệnh, một người quản lý giỏi phải tìm được sự cân bằng tốt giữa các kênh chính thức và không chính thức.
Ống thông thường không chính thức
Đôi khi sự giao tiếp diễn ra trong một tổ chức mang tính cá nhân. Trong khi biên bản cuộc họp có thể là một chủ đề thảo luận giữa các nhân viên, thể thao, chính trị và các chương trình truyền hình cũng là một phần của cuộc trò chuyện của họ.
Các ống dẫn thường xuyên không chính thức trong một tổ chức giống như một "câu lạc bộ". Đó là thông qua các câu lạc bộ mà tin đồn lưu hành. Những người tham gia câu lạc bộ hình thành các nhóm, trong đó chuyển thành tình bạn bên ngoài tổ chức.
Thông tin lưu hành trong câu lạc bộ rất phóng đại và có thể gây ra báo động không cần thiết cho nhân viên. Một người quản lý tốt nên có quyền truy cập vào thông tin lưu hành trong kênh không chính thức thường xuyên này và nên thực hiện các bước tích cực để ngăn chặn thông tin sai lệch.
Mặt đối mặt
Giao tiếp trực tiếp hoặc liên lạc cá nhân là một trong những kênh thông thường hiệu quả nhất có thể được sử dụng trong một tổ chức.
Sự hiện diện về thể chất, giọng nói và nét mặt giúp người nhận thông điệp diễn giải nó tốt hơn.
Đây là ống dẫn tốt nhất để sử dụng trong các tin nhắn phức tạp hoặc mang tính cảm xúc. Nó cho phép tương tác giữa người nói và người nhận để xóa tan mọi sự mơ hồ.
Điện thoại liên lạc
Một kênh liên lạc điện thoại thông thường nên được sử dụng khi một tin nhắn riêng tư hoặc phức tạp hơn cần được truyền đến một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ.
Một số người trong một tổ chức có thể chọn sử dụng ống dẫn này để tiết kiệm thời gian và công sức điều phối cuộc gặp mặt trực tiếp.
Giao tiếp điện tử
Các ống dẫn thông thường của truyền thông điện tử bao gồm các nền tảng của thư điện tử, Internet, mạng nội bộ và mạng xã hội.
Đó là một phương pháp giao tiếp cá nhân ít hơn, nhưng nó hiệu quả. Khi sử dụng ống dẫn này, phải cẩn thận để tạo thông điệp rõ ràng và tránh sử dụng lời châm biếm và bẩm sinh, trừ khi thông điệp đặc biệt yêu cầu nó.
Tin nhắn bằng văn bản
Giao tiếp bằng văn bản nên được sử dụng khi một thông điệp không yêu cầu tương tác sẽ được truyền đến nhân viên hoặc nhóm.
Chính sách, thư, ghi chú, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo, thông báo và quảng cáo là tất cả các thông điệp hoạt động tốt cho kênh thông thường này.
Ví dụ
- Một ví dụ về một kênh chính thức chính thức là bản tin của một công ty, cung cấp cho cả nhân viên và khách hàng một ý tưởng rõ ràng về các mục tiêu và tầm nhìn của công ty.
- Việc chuyển thông tin với các bản ghi nhớ, báo cáo, hướng dẫn và các cuộc họp được lập trình trong chuỗi chỉ huy cũng là các kênh thông thường chính thức.
- Các kênh chính thức thường xuyên là một kế hoạch kinh doanh, khảo sát sự hài lòng của khách hàng, báo cáo hàng năm, các cuộc họp đánh giá.
- Một ví dụ về một kênh thông thường không chính thức là giờ ăn trưa trong nhà ăn hoặc căng tin của tổ chức. Ở đây, trong một bầu không khí thoải mái, các cuộc thảo luận giữa các nhân viên được khuyến khích.
- Các nhà quản lý đi qua nhà máy và văn phòng, áp dụng thái độ thân thiện để xử lý các yêu cầu của nhân viên, cũng là ví dụ về các kênh không chính thức thông thường.
- Vòng tròn chất lượng, làm việc nhóm và các chương trình đào tạo khác nhau nằm ngoài chuỗi chỉ huy; do đó, chúng rơi vào loại ống dẫn thông thường không chính thức.
- Các cuộc tụ họp xã hội giữa các nhân viên là ví dụ về các kênh không chính thức thường xuyên.
