Phản hồi tích cực và tiêu cực: Cách cung cấp trong 9 bước (có ví dụ)
Đưa ra phản hồi tích cực hoặc tiêu cực là sử dụng các phương thức truyền thông để truyền tải và nhận thông tin về sự đầy đủ hoặc không thỏa đáng trong công việc của chúng tôi. Trong cách tiếp cận đầu tiên về khái niệm này, bạn có thể nghĩ rằng đó là về các khía cạnh tiêu cực mà các ông chủ giao tiếp với các nhân viên của một công ty.
Phản hồi tích cực được nói một cái gì đó đã được thực hiện tốt. Ví dụ: "Công việc đã được thực hiện một cách súc tích và được hiểu rõ. Phản hồi tiêu cực xảy ra khi một cái gì đó đã được thực hiện sai. Ví dụ: "Công việc không được hiểu rõ, nó có thông tin khó hiểu".
Cả tích cực và tiêu cực phục vụ để cải thiện hiệu suất của người mà phản hồi được đưa ra. Tuy nhiên, khái niệm phản hồi lao động sâu rộng hơn nhiều, tích cực hoặc tiêu cực, và giải quyết một nhân viên, sếp hoặc đồng nghiệp.
Như Farr (1993) tuyên bố, trong môi trường làm việc có rất nhiều thông tin cho chúng ta biết chúng ta đang thực hiện công việc như thế nào. Tuy nhiên, cần phải hiểu ý nghĩa của thông tin này, để đạt được mục đích và mục tiêu của chúng tôi. Trong số những thứ khác, thông tin phản hồi lao động sẽ cho phép bạn:
- Sửa lỗi hiệu suất của bạn
- Giảm sự không chắc chắn của bạn về sự đầy đủ của công việc của bạn.
- Biết cách người khác nhìn nhận và đánh giá bạn.
Ngoài ra, một số lợi thế mà bạn sẽ có được khi thực hiện phản hồi mang tính xây dựng trong môi trường làm việc của bạn sẽ là:
- Tránh xung đột với đồng nghiệp, nhân viên hoặc người quản lý.
- Có sự hài lòng hơn trong công việc.
- Thúc đẩy tinh thần đồng đội và hiệu quả hơn.
- Có được cảm giác tự lập trong công việc.
9 bước để đưa ra phản hồi tích cực hoặc tiêu cực
Để đưa nó vào thực tế một cách hiệu quả, chúng tôi mô tả 9 bước bạn nên tính đến để phát triển phương thức giao tiếp này:
1 - Chọn thời gian và địa điểm tốt trước khi đưa ra phản hồi
Bạn nên bắt đầu bằng cách hỏi người khác nếu nó có sẵn tại thời điểm đó. Trong trường hợp bận, bạn nên cố gắng bắt đầu cuộc trò chuyện sau.
Bằng cách này, người mà bạn đưa ra phản hồi sẽ cung cấp cho bạn sự chú ý mà bạn cần để giao tiếp hiệu quả. Mặt khác, để chọn kịch bản, bạn phải xem xét loại thông tin bạn sẽ cung cấp:
Khi nói đến phản hồi tích cực, bạn nên chọn thực hiện nó ở nơi công cộng, để người đó thậm chí còn được xã hội thừa nhận hơn về tính thỏa đáng trong công việc của họ.
Trong trường hợp bạn muốn truyền đạt một số khía cạnh tiêu cực, hãy chọn một trang web riêng tư để nhân viên không nhận thấy rằng anh ta đang lúng túng trước các đồng nghiệp của mình.
2 - Đừng chờ đợi quá lâu để đưa ra ý kiến của bạn
Nếu có bất kỳ khía cạnh nào mà bạn muốn cung cấp phản hồi cho đồng nghiệp, nhân viên hoặc sếp, đừng chờ đợi lâu. Nếu không, người đó sẽ không nhớ rất rõ nó là gì.
Ví dụ: nếu bạn nói với ai đó rằng hành vi bạn đã có 3 tháng trước là không phù hợp, thì người đó có thể không bối cảnh hóa những gì đã xảy ra, vì vậy phản hồi của bạn sẽ không có hiệu quả mong muốn.
Tuy nhiên, nếu bạn đề cập đến khía cạnh tích cực hoặc tiêu cực về điều gì đó bạn đã làm trong vài ngày qua, bạn có thể xem xét ý kiến của mình và khắc phục - nếu cần - vì bạn chưa đi quá nhiều so với mục tiêu của mình.
Ngoài ra, điểm này đặc biệt quan trọng liên quan đến phản hồi tiêu cực, vì nếu bạn không đưa ra ý kiến của mình ngay lập tức, bạn sẽ tích lũy khiếu nại đối với một người và một ngày nào đó có thể bị choáng ngợp và truyền đạt mọi thứ làm phiền bạn với thái độ hung hăng.
Điều này là phổ biến trong bất kỳ loại mối quan hệ nào - bạn bè, cặp vợ chồng, cha mẹ, v.v.- Nếu bạn không nói cho người khác biết điều gì đang làm phiền bạn, điều đó sẽ khó thay đổi hành vi của họ.
3 - Thể hiện thái độ đồng cảm
Đặt mình vào vị trí của người khác với sự đồng cảm và suy nghĩ cách bạn muốn họ cung cấp cho bạn thông tin về công việc và hiệu suất của bạn.
Chắc chắn bạn sẽ muốn người sẽ bình luận về một số khía cạnh của công việc của bạn để được đồng cảm, cố gắng không làm tổn thương cảm xúc của bạn khi nói đến thông tin tiêu cực.
Nếu công việc của bạn đã ảnh hưởng đến bạn theo một cách nào đó, hãy cố gắng đừng để mất bình tĩnh và giải thích bạn cảm thấy thế nào.
4 - Lắng nghe người khác và linh hoạt
Trong quá trình giao tiếp này, bạn nên có khả năng lắng nghe tích cực - và không chỉ nói chuyện. Điều này bao gồm cho người khác cơ hội để cho chúng tôi biết về những khó khăn anh ta gặp phải trên con đường của mình liên quan đến nhiệm vụ đó.
Giải quyết các lý do khiến người khác hành động theo cách đó. Có thể khi bạn biết hoàn cảnh của mình, bạn hiểu rằng bạn đã hành động theo cách tốt nhất có thể.
Có khả năng khắc phục nếu bạn nghĩ rằng bạn sai. Rốt cuộc, phản hồi bạn cung cấp dựa trên ý kiến cá nhân của bạn, nó không phải là một sự thật tuyệt đối.
5 - Không sử dụng ý kiến chung và không cụ thể
Điều quan trọng là bạn phải cụ thể với ý kiến của mình, thay vì đưa ra phản hồi với thông tin mơ hồ và chung chung. Không giống như nói: "công việc tốt" rằng "báo cáo cuối cùng của bạn thu thập thông tin rất chính xác về tiến trình của công ty".
Với bình luận thứ hai, người khác sẽ cảm thấy có giá trị hơn và có kiến thức lớn hơn về hiệu quả của họ trong công việc.
Thông tin bạn cung cấp càng cụ thể và cụ thể thì sẽ càng có hậu quả tốt hơn đối với hiệu suất của người khác - cũng như la bàn càng chính xác, chúng ta càng dễ điều khiển tàu.
6 - Sử dụng "Kỹ thuật Sandwich"
Kỹ thuật này bao gồm đóng góp:
- - Một bài phê bình tích cực, về các khía cạnh mà bạn đang làm đầy đủ hoặc về nỗ lực bạn đang thực hiện để đạt được mục tiêu.
- - Một lời chỉ trích tiêu cực, về những gì bạn nghĩ bạn nên cải thiện để làm một công việc hiệu quả.
- - Một lời chỉ trích tích cực, về sự đầy đủ chung của nó.
Bằng cách này, bạn tránh được sự khó chịu ban đầu khi bắt đầu bằng một bình luận tiêu cực, để người đó sẽ dễ tiếp thu ý kiến của bạn hơn. Ngoài ra, bạn có thể để lại một hương vị tốt trong miệng kết thúc cuộc trò chuyện với một khía cạnh tích cực khác.
Người nhận được phản hồi sẽ không cảm thấy bị nghi ngờ, nhưng sẽ chấp nhận nó tích cực hơn và sẵn sàng thay đổi khía cạnh tiêu cực mà bạn đề cập.
Một ví dụ về kỹ thuật này sẽ là nói với đồng nghiệp:
"Việc bạn tiếp xúc với doanh số trong quá khứ đã cho tôi thông tin rất giá trị. Nó đã hơi dài, nhưng rất thú vị ".
7 - Sử dụng phản hồi tập trung vào hành vi, không phải người
Đặc biệt nếu đó là nhân viên của bạn, bạn nên khuyến khích sự năng động và trao đổi thông tin này, để bạn cũng có thể hưởng lợi từ những lợi thế của việc có thông tin tức thời và cụ thể về công việc của bạn.
Biết ý kiến của các công nhân xung quanh bạn sẽ giúp bạn quản lý thuyền của riêng bạn, cách chúng tôi nhận xét ở đầu bài viết này.
Chúng tôi hy vọng rằng tất cả những lời khuyên này sẽ giúp bạn cải thiện giao tiếp với đồng nghiệp và đạt được sự hài lòng trong công việc cao hơn.
Còn bạn, bạn còn thêm lời khuyên nào cho phản hồi tích cực hay tiêu cực?
