Kiểm kê nguồn nhân lực: Các yếu tố, cách thức thực hiện và ví dụ

Bản kiểm kê nguồn nhân lực là một bản ghi chi tiết về thông tin cơ bản của nhân viên làm việc trong một tổ chức. Điều này cung cấp cho công ty biết tiềm năng con người mà nó có, cho phép công ty đưa ra quyết định cho phép sử dụng hiệu quả các tài nguyên này.

Trong thời đại hiện nay, hàng tồn kho này đã trở thành một công cụ rất quan trọng, vì nó cung cấp một cách có hệ thống dữ liệu về kiến thức và kỹ năng của nhân viên. Điều này sẽ được lấy làm cơ sở cho việc thực hiện các khóa đào tạo, asensos hoặc các cơ hội có thể mở cho các công việc mới.

Vì những lý do này, ưu tiên hàng tồn kho nguồn nhân lực giữ cho thông tin được cập nhật, để nó đảm bảo rằng thông tin chứa trong đó có liên quan và hữu ích. Trong một công ty, vốn quan trọng nhất là công nhân của nó, chức năng và sự tiến hóa của họ phụ thuộc vào họ ở một mức độ lớn.

Với một kho dự trữ nhân lực tốt, công ty sẽ tăng cường các kỹ năng và khả năng của người lao động, bắt tay vào thành công các mục tiêu của họ.

Các yếu tố của hàng tồn kho nguồn nhân lực

Thật thuận tiện để thực hiện kiểm kê nguồn nhân lực không được chuẩn hóa trong công ty. Lý tưởng là thiết kế nhạc cụ của riêng bạn, có thể cung cấp thông tin mà công ty cần. Đây là một số yếu tố mà kho này chứa:

Dữ liệu chung của công nhân

Họ làm cho nó có thể có thông tin cá nhân và gia đình liên quan đến người lao động, điều này sẽ cho phép có một tầm nhìn toàn cầu giống nhau ở những khía cạnh này. Phần tử này được chia thành hai phần:

Thông tin cá nhân

Dữ liệu trong phần này tạo nên nhận dạng của người lao động, chẳng hạn như số nhận dạng, họ và tên của người lao động, nơi và ngày sinh, tuổi, quốc tịch, giới tính, tình trạng hôn nhân, địa chỉ, điện thoại phòng và điện thoại di động.

Thông tin gia đình

Phần này bao gồm dữ liệu về các thành viên gia đình ngay lập tức của công nhân. Ví dụ: tên đầy đủ của cha và mẹ, tuổi của cha mẹ, họ và tên của người phối ngẫu, tuổi của người phối ngẫu, số con, họ và tên của con, ngày sinh của con, tuổi của con.

Kinh nghiệm làm việc

Lịch sử làm việc của người lao động là vô cùng quan trọng. Với thông tin này, bạn có thể xây dựng một hồ sơ về sự phát triển công việc của bạn.

Tất cả các công ty nơi bạn đã làm việc phải được đặt, bắt đầu với công ty gần đây nhất. Đối với mỗi công ty, chỉ ra:

- Tên của công ty.

- Điện thoại và địa chỉ.

- Ngày nhập học và ngày tốt nghiệp.

- Vị trí thực hiện và chức năng thực hiện.

- Tên và vị trí của ông chủ trực tiếp cuối cùng.

- Lý do khởi hành.

Dữ liệu sức khỏe

Nó bao gồm một báo cáo chi tiết và các bộ sưu tập của nó phản ánh tình trạng sức khỏe không thể thiếu của công nhân, như:

- Kiểm tra y tế và phòng thí nghiệm thực hiện trong việc làm trước.

- Kiểm tra y tế trước khi dạy nghề và sau dạy nghề.

- Dị ứng.

- Hạn chế về thể chất để làm một số loại công việc.

Kỹ năng và kỹ năng

Điều này sẽ phản ánh tất cả các kỹ năng và khả năng mà nhân viên sở hữu, cho dù họ có liên quan trực tiếp đến vị trí mà người lao động chiếm giữ trong tổ chức hay không. Điểm mạnh và điểm yếu của họ cũng được liệt kê.

Hình thành học tập

Nó đề cập đến tất cả các thông tin liên quan đến mức độ giảng dạy của nhân viên.

- Giáo dục cơ bản.

- Giáo dục đại học.

- Học cao học (chuyên ngành, thạc sĩ, tiến sĩ).

- Các khóa học và hội thảo được tiến hành.

- Trình độ ngoại ngữ.

- Kinh nghiệm ngoại khóa khác (xuất bản các tác phẩm, công nhận các thực thể công cộng hoặc tư nhân).

Hiệu suất làm việc trong công ty

Mục này bao gồm kết quả của tất cả các đánh giá hiệu suất của thời gian làm việc của bạn áp dụng cho công nhân ở mỗi vị trí anh ta đã giữ trong công ty.

Đánh giá tâm lý học

Nó bao gồm các thông tin được đưa ra bởi các bài kiểm tra thái độ, logic và tính cách tạo nên những đánh giá này.

Làm thế nào được thực hiện?

Dữ liệu có thể được ghi lại và lưu trữ theo hai cách: thủ công hoặc kỹ thuật số. Cả hai đều cung cấp các khía cạnh tích cực và tiêu cực cho hàng tồn kho, và việc sử dụng chúng sẽ phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm của cấu trúc tổ chức.

Điều lý tưởng là thu thập và lưu trữ thông tin của kho nhân sự với sự kết hợp tốt nhất của từng người.

Để phát triển một kho tài nguyên nhân lực, một loạt các bước phải được tuân theo, được trình bày chi tiết dưới đây.

Nhận biết nhân viên

Nó là rất quan trọng để biết các nhân viên. Sẽ là lý tưởng để có thể xác định loại giao tiếp (bằng miệng hoặc bằng văn bản) là thế mạnh của người lao động, vì điều này sẽ giúp xác định công cụ lý tưởng để thu thập thông tin.

Nếu một bảng câu hỏi được áp dụng cho một người tỏ ra khó khăn trong việc viết hoặc một cuộc phỏng vấn với một người cực kỳ rút tiền, kết quả sẽ không hoàn toàn đáng tin cậy.

Tất cả các thông tin có trong kho của nguồn nhân lực phải được kèm theo các hỗ trợ và bộ sưu tập tương ứng cho phép chứng thực thông tin nói trên.

Cuộc phỏng vấn trước khi áp dụng công cụ là chìa khóa để tạo ra một môi trường thoải mái, nơi có thể phát triển hoạt động và đồng thời, có được thông tin cho phép chọn công cụ để thu thập thông tin cần thiết.

Thu thập thông tin

Các công cụ sau đây có thể được sử dụng để thu thập dữ liệu:

Phỏng vấn cá nhân

Nó bao gồm thu thập thông tin bằng cách sử dụng các câu hỏi đã được cấu trúc. Ở đây một giao tiếp trực tiếp với nhân viên được thiết lập, có thể được sử dụng để quan sát các khía cạnh khác của người lao động, bao gồm cả ngôn ngữ phi ngôn ngữ.

Bảng câu hỏi

Chúng là một tập hợp các câu hỏi được định hướng để có được dữ liệu cần thiết để thực hiện kiểm kê nguồn nhân lực.

Trong trường hợp cụ thể này, bảng câu hỏi kiểu mở được điều chỉnh nhiều hơn bảng câu hỏi kiểu đóng hoặc câu hỏi trắc nghiệm, vì người lao động sẽ có thể trả lời tự do các câu hỏi.

Quan sát trực tiếp

Kỹ thuật này rất hữu ích vì nó cho phép nhìn thấy hành vi của người lao động trong các tình huống công việc hàng ngày, có thể xác định các khía cạnh như xử lý xung đột, loại giao tiếp sử dụng, lãnh đạo và giá trị.

Ý kiến chuyên gia

Một ví dụ trung thành của loại quan sát này bao gồm các đánh giá được thực hiện cho người lao động về hiệu suất của anh ta ở vị trí này. Trong các phán quyết mà chuyên gia đã đưa ra là một cơ sở quan trọng chống lại các chương trình khuyến mãi nội bộ có thể.

Đánh giá thông tin

Dữ liệu tìm thấy trong kho có giá trị lớn khi đánh giá công nhân.

Từ việc giải thích chính xác những điều này có thể thu được dữ liệu phản ánh cả nhu cầu đào tạo nhân viên và ý tưởng cho các chiến lược phát triển xuất sắc của công ty.