Quản trị tài khoản phải thu: Đặc điểm, mục tiêu

Việc quản lý các khoản phải thu liên quan đến tập hợp các chính sách, thủ tục và thông lệ được sử dụng bởi một công ty liên quan đến việc quản lý bán hàng được cung cấp trên tín dụng. Đó là việc xử lý tất cả các hóa đơn đang chờ xử lý mà công ty phải nhận thanh toán sau khi đã giao sản phẩm hoặc dịch vụ.

Điều đó có nghĩa là, đó là việc xử lý việc thu tiền mà khách hàng nợ một công ty. Hầu hết các công ty cung cấp cho khách hàng của họ cơ hội để mua sản phẩm và dịch vụ của họ bằng tín dụng. Khi được thiết kế hợp lý, một thỏa thuận như vậy có thể cùng có lợi cho cả công ty và khách hàng.

Họ là một trong những trụ cột của thế hệ bán hàng và cần được quản lý để đảm bảo rằng cuối cùng họ trở thành dòng tiền. Một công ty không chuyển đổi hiệu quả các khoản phải thu thành tiền mặt có thể có thanh khoản kém, làm tê liệt vốn lưu động và gặp khó khăn trong hoạt động.

Các tính năng

Nó bao gồm việc đánh giá khả năng thanh toán và rủi ro của khách hàng, thiết lập các điều khoản và chính sách tín dụng và thiết kế một quy trình thu thập đầy đủ các tài khoản này.

Đánh giá lịch sử tài chính và tín dụng

Trước khi chấp nhận làm ăn với khách hàng, công ty đã tiến hành phân tích khả năng thanh toán ngắn hạn và thanh khoản, xác minh lịch sử tín dụng, báo cáo tài chính và điều kiện kinh tế chung của khách hàng.

Nếu cần thiết, bạn phải yêu cầu

Đặt điều khoản thanh toán rõ ràng

Một thỏa thuận khả thi cho khách hàng phải được đàm phán mà không làm mất đi lợi nhuận của doanh nghiệp. Ví dụ: thời hạn thanh toán "5% đến 10 ngày, ròng đến 30 ngày" cho phép khách hàng thanh toán 30 ngày sau ngày thanh toán.

Nó cũng cung cấp giảm giá 5% trong trường hợp thanh toán được thực hiện trong vòng 10 ngày sau ngày hóa đơn.

Các công ty phải cân bằng lợi ích của việc mở rộng các điều khoản cho khách hàng với nhu cầu dòng tiền của họ.

Giảm giá bán hàng để khuyến khích thanh toán sớm là một thực tiễn tốt có thể cải thiện dòng tiền của công ty.

Việc giảm giá được đưa ra phải hấp dẫn để khuyến khích khách hàng thanh toán hóa đơn trong khoảng thời gian quy định, nhưng đủ nhỏ để tránh sự suy giảm của biên lợi nhuận.

Cung cấp một số phương thức thanh toán

Sự chậm trễ thanh toán thường được gây ra bởi sự bất tiện của phương thức thanh toán cho khách hàng. Các tùy chọn khác nhau có thể được thêm vào hệ thống thanh toán của công ty.

Phương thức thanh toán qua ngân hàng thông qua hệ thống chuyển tiền điện tử dễ tiếp cận hơn đối với khách hàng.

Lập hóa đơn điện tử

Đã qua rồi cái thời mà cách duy nhất để lấy hóa đơn cho khách hàng là qua thư hoặc tin nhắn. Công nghệ đã giúp các công ty có thể gửi hóa đơn được quét qua email.

Bằng cách này bạn có thể gửi hóa đơn ngay khi các dự án hoàn thành. Giao hóa đơn kịp thời có thể giúp khách hàng chuẩn bị cho ngày đáo hạn theo quy định.

Quy trình thu gom

Quy trình thu thanh toán khá đơn giản nếu tất cả các vấn đề liên lạc, tài liệu, kế toán và thích hợp liên quan đến nó được cập nhật.

Khi các khoản thanh toán được nhận, một mục kế toán được thực hiện, trong đó tài khoản phải thu được ghi có và tài khoản tiền mặt được tính phí.

Tài khoản mặc định

Trong trường hợp mặc định, có thể có hiệu quả khi thuê các cơ quan thu nợ (hoặc bộ phận của công ty) để thu hồi toàn bộ hoặc một phần các khoản nợ không thể kiểm soát.

Hầu hết các công ty tạo một tài khoản cụ thể để xử lý các tài khoản quá hạn, thường được gọi là "Dự phòng cho các tài khoản nghi ngờ" hoặc "Tài khoản không thể kiểm soát".

Mục tiêu

- Cung cấp một dòng tiền tốt hơn và thanh khoản lớn hơn có sẵn để sử dụng trong đầu tư hoặc mua lại, làm giảm tổng số dư nợ của các khoản phải thu.

- Sử dụng các thủ tục đảm bảo rằng tiềm năng tài chính của các khoản phải thu của công ty được tối đa hóa.

- Xác định trước xếp hạng tín dụng của khách hàng, thiết lập các điều khoản tín dụng và thanh toán cho từng loại khách hàng.

- Thường xuyên giám sát khách hàng trong việc tìm kiếm rủi ro tín dụng.

- Phát hiện các khoản thanh toán trễ hoặc đáo hạn tín dụng trong thời gian đáo hạn.

- Đóng góp trực tiếp vào lợi nhuận của công ty bằng cách giảm các khoản nợ khó đòi.

- Duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp tốt với khách hàng.

- Tăng hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.

Ví dụ

Công ty Dharma Corp đang xem xét linh hoạt chính sách tín dụng của mình để cung cấp tín dụng cho khách hàng có xếp hạng rủi ro cao và do đó có thể bán thêm 20%, do công ty không có năng lực sản xuất.

Các dữ liệu sau đây được trình bày: