Giao thức kinh doanh: đặc điểm, nó dùng để làm gì, ví dụ

Giao thức kinh doanh là một bộ các tiêu chuẩn xã hội và chính thức được thông qua bởi một công ty để tuân thủ. Chức năng của nó là thiết lập các nguyên tắc ứng xử và giới hạn chi phối hành động của tất cả các thành viên trong công ty.

Cơ quan quy phạm này, thường được bao gồm trong một hướng dẫn hoặc tài liệu, thường điều chỉnh hành vi bên trong và bên ngoài của công ty. Đó là một bộ quy tắc ứng xử được thiết lập trong văn hóa tổ chức của công ty.

Giao thức kinh doanh thiết lập các quy tắc cùng tồn tại giữa các cấp độ công việc khác nhau của công ty và các tiêu chí giao tiếp phải thắng thế bên ngoài nó.

Các giao thức kinh doanh đáp ứng các quy tắc và các bước phải tuân theo để lập kế hoạch, phát triển và kiểm soát các hành động được thực hiện bởi một công ty. Những quy tắc này có thể bao gồm các quy tắc được thiết lập bởi nhà nước.

Một ví dụ về giao thức kinh doanh là cách mà một thư ký trả lời một cuộc gọi điện thoại một cách thân mật. Ngoài ra, sự đối xử tôn trọng của tài xế của một công ty vận tải trong khi đưa một hành khách đến sân bay.

Đặc điểm của giao thức kinh doanh

Trước khi trích dẫn các đặc điểm của giao thức kinh doanh, nguồn gốc của thuật ngữ phải được chỉ định rõ ràng để xác định rõ hơn nội dung của nó.

Giao thức xuất phát từ " protos " trong tiếng Latin, có nghĩa là "những gì đi trước một cái gì đó" và " kollos " dùng để chỉ hành động tuân thủ hoặc dán một cái gì đó.

Từ điển của Học viện Hoàng gia Ngôn ngữ Tây Ban Nha theo một trong những ý nghĩa của nó, định nghĩa nó là một " bộ quy tắc được thiết lập theo quy tắc hoặc tùy chỉnh cho các nghi lễ và các hành động chính thức hoặc trang trọng."

Giao thức là một mô tả về các tiêu chuẩn của hành vi phải được tuân theo trong một công ty hoặc tổ chức. Nó mô tả các hướng dẫn hành vi và quy trình để thực hiện một hành động hoặc trong một tình huống nhất định.

Giao thức kinh doanh phải truyền đạt cho khách hàng bản chất của công ty, đó là lý do tại sao nó là một phần của triết lý và hình ảnh của nó. Có nhiều loại giao thức khác nhau: kinh doanh, tôn giáo, chính thức, thể thao, xã hội, v.v.

Các đặc điểm của một giao thức kinh doanh tốt là

1- Nó không được quy định bởi pháp luật, nhưng nó được tuân thủ nghiêm ngặt trong công ty bởi các thành viên của nó.

2- Đó là thực tế, bởi vì nó điều chỉnh các tình huống theo thói quen xảy ra trong công ty. Theo cách này, nó được tránh rằng nó là một tài liệu tầm thường mà không tuân thủ lao động.

3- Tất cả các thành viên của tổ chức đều có thể truy cập được, bởi vì nó thiết lập các nguyên tắc hành vi cho từng tình huống công việc.

4- Có thể hiểu được, bởi vì nó phải được viết bằng ngôn ngữ rõ ràng để tất cả nhân viên của công ty đồng hóa và tuân thủ mà không có lý do.

5- Đó là linh hoạt, về nguyên tắc bởi vì các quy tắc được thiết lập phải được điều chỉnh theo từng tình huống của công ty, ngay cả trong thời điểm khủng hoảng. Nhưng cũng bởi vì chúng có thể thay đổi theo thời gian và thích ứng với những thay đổi.

Giao thức kinh doanh để làm gì?

Đặt quy tắc ứng xử

Thiết lập các nguyên tắc hành vi trong một công ty trong sổ tay giao thức phục vụ để điều chỉnh hành vi của các thành viên và tạo ra văn hóa tổ chức.

Nếu không có một giao thức, quan hệ lao động và giao tiếp giữa công ty và khách hàng sẽ hoàn toàn hỗn loạn. Sẽ không có sự tôn trọng đối với hệ thống phân cấp và việc không có quy tắc ứng xử sẽ dẫn đến sự thiếu tôn trọng và đối đầu nội bộ liên tục.

Thứ tự phân cấp không có giao thức kinh doanh không thể được thực hiện, làm thay đổi cấu trúc tổ chức của công ty.

Hướng dẫn hoạt động xã hội

Từ quan điểm của nhãn, giao thức cũng cần thiết cho tổ chức và thực hiện các hoạt động xã hội có liên quan đến công ty.

Giao thức giúp củng cố uy tín của công ty giữa các nhân viên và với các cộng sự: khách hàng, cổ đông, nhà cung cấp, cơ quan chức năng, v.v.

Thiết lập hình ảnh công ty

Nó là một phần của hình ảnh công ty của công ty, bởi vì nó hướng dẫn và kênh các hành động tích cực của các thành viên trong công ty. Hình ảnh của một công ty không chỉ phụ thuộc vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ cung cấp; nhưng về tổng số các yếu tố xoay quanh điều đó.

Giao thức này hữu ích và cần thiết cho các công ty vì nó góp phần cải thiện mối quan hệ của con người và củng cố hình ảnh công ty của họ. Khi nó mở rộng ra tất cả các lĩnh vực của tổ chức, nó sẽ giúp đạt được một môi trường làm việc lành mạnh và hài hòa.

Tạo văn hóa công ty

Nó cũng tạo ra văn hóa kinh doanh và làm việc bằng cách giáo dục người lao động và người quản lý về sự cần thiết phải tích hợp và cộng tác với các mục tiêu của tổ chức. Nó cũng giúp hướng dẫn các mối quan hệ của đại diện công ty với các cộng sự và khách hàng của họ.

Ví dụ về giao thức kinh doanh

Giao thức kinh doanh bao gồm các thủ tục được thiết lập trong tổ chức kinh doanh để tổ chức các sự kiện: cuộc họp, chuyến thăm, hội nghị, đàm phán, sự kiện giao thức, v.v.

Nhưng nó cũng liên quan đến cách giao tiếp (giao tiếp nội bộ) giữa các thành viên của tổ chức và với khách hàng và liên quan (giao tiếp bên ngoài). Điều này bao gồm từ cách một cuộc gọi điện thoại được trả lời, cho đến cách mặc đồng phục hay cách ăn mặc.

Tương tự, nó bao gồm phong cách viết cho một bức thư hoặc email và tất cả các yếu tố cần thiết để củng cố hình ảnh công ty của công ty.

Một ví dụ về giao thức kinh doanh là việc nhận một cuộc gọi điện thoại. Trong các hình thức trả lời, chào hỏi và trình bày, có ẩn chứa toàn bộ văn hóa kinh doanh. Do đó, nó là một yếu tố liên quan mật thiết đến hình ảnh doanh nghiệp hoặc thương hiệu.