Quản lý dự án: hồ sơ, chức năng và ví dụ

Người quản lý dự án là người chịu trách nhiệm chung cho một dự án để việc bắt đầu, lập kế hoạch, thiết kế, thực hiện, xem xét, kiểm soát và đóng cửa dự án thành công.

Ông là người chịu trách nhiệm đưa ra quyết định, cả lớn và nhỏ. Người quản lý dự án nên đảm bảo kiểm soát rủi ro và giảm thiểu sự không chắc chắn. Mỗi quyết định của bạn nên trực tiếp có lợi cho dự án của bạn.

Bất cứ điều gì có sự khởi đầu và kết thúc dẫn đến một sản phẩm là một dự án và cần có sự giám sát và lãnh đạo của người quản lý dự án.

Do đó, các nhà quản lý dự án làm việc trong hầu hết mọi lĩnh vực, từ công nghệ đến nguồn nhân lực, từ quảng cáo và tiếp thị đến xây dựng.

Người quản lý dự án sử dụng phần mềm quản lý dự án, như Microsoft Project, để tổ chức các nhiệm vụ và lực lượng lao động của họ. Các gói phần mềm này cho phép họ tạo báo cáo và đồ họa về dự án trong vài phút.

Hồ sơ

Người quản lý dự án là một chuyên gia trong lĩnh vực quản lý dự án.

Kỹ năng

Truyền thông

Khả năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản là chìa khóa để thành công. Bạn có thể được yêu cầu thuyết trình, vì vậy điều quan trọng là cảm thấy thoải mái khi sử dụng phần mềm thuyết trình và nói trước các nhóm lớn người.

Lãnh đạo

Khả năng lãnh đạo và thúc đẩy một nhóm là điều cần thiết cho tiến trình của bất kỳ dự án nào. Phải giải quyết xung đột tính khí và tăng cường tinh thần đồng đội.

Đàm phán

Người quản lý dự án sẽ đàm phán với khách hàng về phạm vi và lịch trình làm việc phù hợp, cũng như các nguồn lực và nhân lực nhất định.

Biết cách thương lượng để có được những gì cần thiết và giữ cho mọi người tham gia hài lòng là một kỹ năng phát triển với kinh nghiệm.

Tổ chức

Người quản lý dự án khó có thể thành công nếu họ bất cẩn hoặc hay quên. Bởi vì họ tung hứng nhiều khía cạnh khác nhau, họ phải được tổ chức trong cả cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân.

Xử lý sự cố

Các nhà quản lý dự án thường xuyên có những vấn đề đòi hỏi sự chú ý và nhiệm vụ của họ là phải dự đoán trước các vấn đề tiềm ẩn, suy nghĩ về các giải pháp trong trường hợp những vấn đề này phát sinh.

Ngân sách

Tất cả các dự án có một lượng tài chính cố định có sẵn cho họ. Người quản lý dự án phải phát triển một ngân sách cho số tiền đó và theo dõi chặt chẽ nó. Đây là một kỹ năng đòi hỏi kinh nghiệm.

Kiến thức

Người quản lý dự án là một đại diện của khách hàng và phải xác định và thực hiện các nhu cầu chính xác của khách hàng, dựa trên kiến thức của tổ chức mà nó đại diện.

Yêu cầu bạn phải có kinh nghiệm trong tất cả các lĩnh vực công việc của các nhà quản lý dự án, để xử lý hiệu quả tất cả các khía cạnh của dự án.

Các công cụ, kiến thức và kỹ thuật để quản lý dự án thường dành riêng cho quản lý dự án. Ví dụ: các cấu trúc để chia nhỏ công việc, phân tích các tuyến đường quan trọng và quản lý giá trị thu được.

Hiểu và áp dụng các công cụ và kỹ thuật thường được công nhận là thông lệ tốt là không đủ để quản lý dự án hiệu quả.

Quản lý hiệu quả này đòi hỏi người quản lý dự án phải hiểu và sử dụng cả kiến thức và kỹ năng của ít nhất bốn lĩnh vực chuyên môn.

Ví dụ, kiến thức về lĩnh vực ứng dụng, đó là các tiêu chuẩn và quy định do ISO thiết lập để quản lý dự án, kỹ năng quản lý chung và quản lý môi trường dự án.

Trách nhiệm

Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch, mua lại và thực hiện một dự án của bất kỳ công ty nào, bất kể ngành công nghiệp.

Nó phải đảm bảo rằng tất cả mọi người trong nhóm biết và thực hiện vai trò của họ, cảm thấy được đào tạo và hỗ trợ trong vai trò của họ và họ biết vai trò của các thành viên khác trong nhóm, hành động phù hợp với từng vai trò.

Các trách nhiệm chung khác cho tất cả các nhà quản lý dự án là:

- Xác định và truyền đạt các mục tiêu của dự án, rõ ràng, hữu ích và có thể đạt được.

- Đạt được các yêu cầu của dự án: nhóm làm việc, thông tin cần thiết, các thỏa thuận khác nhau và vật liệu hoặc công nghệ cần thiết để đạt được các mục tiêu của dự án.

- Quản lý giao tiếp.

- Xây dựng kế hoạch dự án và xác định phạm vi.

- Tương tác với những người quan tâm đến dự án.

- Quản lý tiến độ dự án.

- Quản lý thời gian ước tính để giao dự án.

- Quản lý ngân sách của dự án.

Chức năng

Các nhà quản lý dự án là điểm liên lạc đầu tiên cho bất kỳ vấn đề hoặc sự khác biệt nào phát sinh từ những người đứng đầu các bộ phận khác nhau của một tổ chức, trước khi vấn đề đến các cơ quan có thẩm quyền cao hơn. Do đó, quản lý dự án là trách nhiệm của người quản lý dự án.

Người quản lý dự án là cầu nối giữa người quản lý cao nhất và các nhóm chịu trách nhiệm thực hiện dự án thực sự. Do đó, nó đảm bảo rằng phạm vi của dự án là chính xác, báo cáo thường xuyên về tiến độ của nó và nó được duy trì trong lịch đã được phê duyệt.

Hiếm khi tham gia trực tiếp vào các hoạt động dẫn đến kết quả cuối cùng, nhưng cố gắng theo dõi tiến trình, tương tác và nhiệm vụ của các bên khác nhau, để giảm thiểu rủi ro thất bại chung, tối đa hóa lợi ích và giảm thiểu các chi phí.

Quản lý rủi ro

Một trong những nhiệm vụ chính của người quản lý dự án là nhận ra rằng rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thành công của họ và rủi ro này phải được đo lường cả chính thức và không chính thức trong suốt vòng đời của dự án.

Hầu hết các vấn đề ảnh hưởng đến một dự án đến từ một hoặc một dạng rủi ro khác, từ đó phát sinh từ sự không chắc chắn. Người quản lý dự án thành công là người tập trung vào điều này là mối quan tâm chính của anh ấy.

Người quản lý dự án thành công có thể giảm đáng kể rủi ro bằng cách liên kết với chính sách giao tiếp mở, do đó đảm bảo rằng mỗi cộng tác viên quan trọng có thể có cơ hội bày tỏ ý kiến và mối quan tâm của họ.