11 nguyên tắc kiểm soát hành chính chính
Các nguyên tắc của kiểm soát hành chính là các quy tắc chung cần tuân thủ trong quá trình phân tích xem các hành động có được thực hiện theo kế hoạch hay không và thực hiện các biện pháp khắc phục cần thiết để xác nhận quy hoạch.
Quản lý có nghĩa là cố gắng tận dụng tốt nhất các nguồn lực sẵn có để đạt được mục tiêu của công ty. Do đó, chính quyền bao gồm tất cả các hoạt động của công ty.
Kiểm soát hành chính là tập hợp các thủ tục cần thiết cho hiệu quả hành chính và kinh tế. Là một phần không thể thiếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ của một tổ chức, mục tiêu của nó là đảm bảo thực hiện đầy đủ và kịp thời các chính sách và kế hoạch của chính quyền.
Một số ví dụ về kiểm soát hành chính bao gồm thay đổi thủ tục, đào tạo nhân viên và lắp đặt các dấu hiệu cảnh báo.
Các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát hành chính có thể được nhóm thành mười một loại, phản ánh mục đích và bản chất, cấu trúc và quy trình của chúng. Những nguyên tắc kiểm soát hành chính được trình bày chi tiết dưới đây.
Nguyên tắc cơ bản của kiểm soát hành chính
Nguyên tắc đảm bảo mục tiêu
Mục tiêu cơ bản của kiểm soát hành chính là đạt được các mục tiêu. Điều này được thực hiện bằng cách phát hiện sai sót trong các kế hoạch.
Các sai lệch tiềm năng hoặc thực tế của các kế hoạch phải được phát hiện đầy đủ để cho phép hành động khắc phục hiệu quả.
Nguyên tắc hiệu quả của kiểm soát
Một hệ thống kiểm soát hành chính phải phát hiện và làm nổi bật các nguyên nhân sai lệch so với các kế hoạch với chi phí tối thiểu có thể.
Nguyên tắc hiệu quả là đặc biệt quan trọng trong kiểm soát, bởi vì các kỹ thuật có xu hướng tốn kém và cồng kềnh.
Một người quản lý có thể bị thu hút trong sự kiểm soát đến mức anh ta có thể chi tiêu nhiều hơn mức cần thiết để phát hiện sai lệch. Các kiểm soát can thiệp nghiêm trọng vào thẩm quyền của cấp dưới hoặc với động lực của những người thực hiện kế hoạch, là không hiệu quả.
Nguyên tắc trách nhiệm kiểm soát
Trách nhiệm chính trong việc thực hiện kiểm soát thuộc về người quản lý phụ trách thực hiện các kế hoạch. Trách nhiệm của bạn không thể bị bãi bỏ hoặc bãi bỏ mà không thay đổi cấu trúc của tổ chức.
Trách nhiệm kiểm soát phải được trao cho những người cụ thể trong từng giai đoạn của hoạt động.
Nguyên tắc đơn giản này làm rõ vai trò rất hiếm được hiểu của các bộ điều khiển và các đơn vị điều khiển.
Các cơ quan này hoạt động như một dịch vụ cung cấp thông tin kiểm soát. Tuy nhiên, họ không thể thực hiện kiểm soát trừ khi họ được cấp thẩm quyền quản lý và trách nhiệm đối với những thứ được kiểm soát.
Nguyên tắc phòng ngừa
Kiểm soát, giống như lập kế hoạch, phải nhìn về phía trước và được phòng ngừa. Thông thường nguyên tắc này đã bị bỏ qua, phần lớn là do kiểm soát đã dựa nhiều hơn vào dữ liệu thống kê và kế toán, thay vì dựa vào dự báo và dự báo.
Mặc dù các dự báo không chính xác, nhưng chúng tốt hơn so với các ghi chép lịch sử. Lý tưởng nhất, một hệ thống điều khiển nên cung cấp phản hồi tức thì để sửa, ngay khi chúng xảy ra, sai lệch so với hiệu suất mong muốn.
Nếu điều này là không thể, việc kiểm soát nên dựa trên các dự báo, để thấy trước những sai lệch kịp thời. Cần chú ý nhiều hơn đến việc ngăn ngừa sự thiếu hụt hơn là khắc phục chúng sau khi chúng xảy ra.
Ví dụ, dự báo tiền mặt giúp duy trì khả năng thanh toán của các doanh nghiệp, dự đoán tình trạng thiếu tiền mặt và ngăn chặn chúng.
Nguyên tắc kiểm soát trực tiếp
Phần lớn các điều khiển được sử dụng ngày nay dựa trên thực tế là con người phạm sai lầm. Chúng thường được sử dụng như các điều khiển gián tiếp nhằm phát hiện lỗi, thường là sau khi thực tế.
Bất cứ khi nào có thể, nên sử dụng các điều khiển trực tiếp nhằm ngăn ngừa lỗi. Cải thiện chất lượng của các nhà quản lý có thể giảm thiểu nhu cầu sử dụng các điều khiển gián tiếp. Các nhà quản lý chất lượng cao mắc rất ít sai lầm và thực hiện tất cả các chức năng của họ để có lợi thế tốt nhất.
Nguyên tắc phản ánh kế hoạch
Kiểm soát là nhiệm vụ đảm bảo rằng các kế hoạch được thực hiện có hiệu quả. Do đó, các kỹ thuật kiểm soát cần phản ánh bản chất và cấu trúc cụ thể của các kế hoạch.
Các kế hoạch của tổ chức càng rõ ràng và đầy đủ hơn và càng có nhiều điều khiển được thiết kế để phản ánh các kế hoạch này, thì các biện pháp kiểm soát sẽ đáp ứng nhu cầu càng hiệu quả.
Ví dụ, kiểm soát chi phí nên dựa trên chi phí theo kế hoạch của một loại xác định và cụ thể.
Nguyên lý của kim tự tháp
Dữ liệu phản hồi nên được báo cáo đầu tiên ở dưới cùng của kim tự tháp; nghĩa là, đối với người giám sát và thậm chí là nhân viên điều hành ở cấp thấp nhất.
Điều này sẽ cung cấp cho nhân viên cơ hội để kiểm soát các tình huống của riêng họ, ngoài việc đẩy nhanh các hành động khắc phục.
Nguyên tắc phù hợp với tổ chức
Một hệ thống kiểm soát hành chính phù hợp với khu vực của cơ quan hành chính và phải phản ánh cấu trúc của tổ chức.
Khi hệ thống kiểm soát hành chính được điều chỉnh theo cấu trúc của tổ chức, nó sẽ xác định trách nhiệm của hành động và tạo điều kiện cho việc điều chỉnh độ lệch của các kế hoạch.
Tương tự, thông tin cần được điều chỉnh để đánh giá hiệu suất liên quan đến các kế hoạch đến vị trí của người quản lý sẽ sử dụng nó. Nói cách khác, tất cả các số liệu và báo cáo được sử dụng cho mục đích kiểm soát phải nằm trong điều khoản của tổ chức.
Nguyên tắc kiểm soát cá nhân
Các kiểm soát có hiệu quả khi chúng phù hợp với vị trí, trách nhiệm hoạt động, năng lực và nhu cầu của cá nhân quan tâm.
Phạm vi và thông tin chi tiết cần thiết khác nhau tùy theo cấp độ và chức năng của quản lý.
Tương tự, các nhà quản lý khác nhau thích các hình thức và đơn vị báo cáo thông tin khác nhau. Do đó, các điều khiển phải đáp ứng các yêu cầu riêng của từng người quản lý.
Nguyên tắc kiểm soát các điểm quan trọng
Tất cả các hoạt động có lỗ hổng nhất định hoặc điểm quan trọng. Đây là những nguyên nhân gây ra nhiều vấn đề nhất và dẫn đến độ lệch lớn.
Một người quản lý, trong khi thực hiện kiểm soát, phải tập trung vào các yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu suất.
Sẽ là không cần thiết và không kinh tế đối với người quản lý để xác minh mọi chi tiết của hiệu suất. Do đó, bạn nên tập trung sự chú ý của bạn vào các điểm hiệu suất quan trọng.
Nguyên tắc hành động
Việc kiểm soát hóa ra là lãng phí thời gian nếu không áp dụng các biện pháp khắc phục. Trong số các hành động khắc phục có thể là xác định lại kế hoạch, tổ chức lại, thay thế hoặc đào tạo cấp dưới, động viên nhân viên, v.v.
Kiểm soát chỉ được biện minh khi các sai lệch được chỉ ra trong các kế hoạch được sửa chữa thông qua kế hoạch, tổ chức, nhân sự và quản lý thích hợp.
