Ngân sách mua hàng: Các yếu tố, cách thực hiện và ví dụ

Ngân sách mua hàng là báo cáo có chứa số lượng nguyên liệu thô hoặc nguyên liệu trực tiếp trong hàng tồn kho mà một công ty phải mua trong mỗi kỳ ngân sách. Số tiền được ghi trong ngân sách là số tiền cần thiết để đảm bảo đủ hàng tồn kho có sẵn để thực hiện các đơn đặt hàng sản phẩm của khách hàng.

Ngân sách này khác với ngân sách bán hàng hoặc chi phí, vì mục đích của ngân sách mua là để xác định các yêu cầu của tổ chức đối với việc mua nguyên liệu trong kho. Ngân sách mua hàng cho phép bạn xác định số tiền và số lượng sản phẩm cần thiết để đạt được các mục tiêu mong muốn.

Bất kỳ công ty sản xuất hoặc bán một sản phẩm hữu hình đều cần ngân sách mua hàng. Ngân sách này được sử dụng cho các công ty có sản phẩm trong kho, vì giá trị hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng.

Ngân sách mua hàng chỉ là một khía cạnh trong chiến lược ngân sách chung của công ty. Ở cấp độ đơn giản nhất, nó có thể khớp với số lượng chính xác của các đơn vị dự kiến sẽ được bán trong giai đoạn ngân sách.

Yếu tố

Vòng quay hàng tồn kho

Ngân sách mua hàng được tạo để theo dõi giá trị hàng tồn kho của công ty và số lượng hàng hóa được bán.

Nó cũng được sử dụng để giúp theo dõi giá trị hàng tồn kho cuối cùng mong muốn mỗi tháng. Điều rất quan trọng là phải tính đến hàng tồn kho cuối cùng mà công ty cần phải có vào cuối mỗi kỳ.

Điều này được thực hiện theo các hướng dẫn được thiết lập bởi chính sách hàng tồn kho được quản lý để đáp ứng nhu cầu sản xuất và bán hàng trong giai đoạn tiếp theo, cũng như chi phí của hàng tồn kho này.

Dự toán doanh thu và sản xuất

Cơ sở chính để lập ngân sách mua hàng là ngân sách sản xuất, phản ánh số lượng thành phẩm phải được sản xuất trong từng thời kỳ.

Một "vụ nổ" vật liệu được thực hiện theo số lượng được chỉ định sẽ được sản xuất cho mỗi sản phẩm hoàn chỉnh. Điều này xác định số lượng yêu cầu của các vật liệu là một phần của những sản phẩm hoàn chỉnh.

Theo cách tương tự, ngân sách sản xuất dựa trên ngân sách chuẩn bị cho việc bán hàng cho từng thời kỳ.

Chi phí nguyên vật liệu

Yếu tố này rất quan trọng để có thể lập kế hoạch cần bao nhiêu tiền để mua nguyên liệu trong từng thời kỳ, có tính đến lượng hàng tồn kho cần thiết để có thể cung cấp mức độ dịch vụ tốt và phản ánh các biến đổi có thể có của chi phí.

Làm thế nào để làm điều đó?

Bởi vì ngân sách cho việc mua nguyên liệu có thể là một phần quan trọng của tất cả các chi phí, cả việc chuẩn bị trực tiếp và gián tiếp, cẩn thận cho ngân sách này cho sự thành công của công ty là điều cần thiết.

Mặt khác, ngân sách mua vật liệu được chuẩn bị một cách bất cẩn hoặc tính toán kém có thể dẫn đến chi phí quá cao hoặc đánh giá thấp.

Ngân sách được tạo bằng một công thức đơn giản: hàng tồn kho cuối cùng lý tưởng cộng với chi phí của hàng hóa đã được bán, trừ đi giá trị của hàng tồn kho đã có lúc đầu. Công thức này tạo ra tổng ngân sách mua hàng.

Ví dụ: 10.000 đô la được yêu cầu trong kho hàng cuối cùng và giá trị của hàng hóa đã được bán là khoảng 3000 đô la; sau đó, các giá trị này được thêm vào và từ tổng số 13.000 đô la này, giá trị của hàng tồn kho ban đầu được trừ đi. Nếu giá trị hàng tồn kho bắt đầu là $ 2000, tổng số tiền ngân sách mua hàng sẽ là $ 11.000.

Chi phí của hàng hóa bán ra là tổng số thu được từ tổng số các dịch vụ hoặc sản phẩm được cung cấp bởi công ty về giá trị sản xuất.

Công thức tính ngân sách mua hàng theo đơn vị

Ngân sách mua hàng cho thấy hàng tồn kho vật liệu được ngân sách ban đầu và cuối cùng, số lượng vật liệu sẽ được sử dụng trong sản xuất, số lượng vật liệu phải mua và chi phí của chúng trong một khoảng thời gian cụ thể.

Ngân sách mua hàng là một thành phần của ngân sách chính và dựa trên công thức sau:

Ngân sách mua vật liệu theo đơn vị = hàng tồn kho ban đầu được lập ngân sách cho vật liệu theo đơn vị + vật liệu theo đơn vị cần thiết cho sản xuất - hàng tồn kho cuối cùng của vật liệu theo đơn vị

Trong công thức trước, vật liệu tính theo đơn vị cần thiết cho sản xuất được tính như sau:

Nguyên liệu theo đơn vị cần thiết cho sản xuất = sản xuất ngân sách trong giai đoạn × đơn vị vật liệu cần thiết

Vì con số sản xuất ngân sách được đưa ra bởi ngân sách sản xuất, ngân sách mua hàng chỉ có thể được chuẩn bị sau khi có ngân sách sản xuất.

Ví dụ

Sử dụng một doanh nghiệp gốm nhỏ, ArtCraft, các thông tin sau sẽ được sử dụng để phát triển ngân sách cho việc mua nguyên liệu:

Dữ liệu ban đầu

Các số liệu của sản xuất ước tính đã được lấy từ ngân sách sản xuất của ArtCraft. Nó được lên kế hoạch để sản xuất các đơn vị mảnh được ngân sách sau đây trong mỗi bốn quý: 1334, 912, 1148 và 1778.

Để sản xuất mỗi mảnh cuối cùng trong nhà máy, cần 4 kg nguyên liệu. Nhà máy có 800 kg nguyên liệu trong kho kể từ ngày 1 tháng 1. Vào cuối năm, hàng tồn kho cuối cùng mong muốn là 961 kg nguyên liệu.

Chính sách của ArtCraft là duy trì 15% nhu cầu sản xuất của quý sau trong kho vật liệu cuối cùng. Chính sách này thay đổi nhu cầu mua nguyên liệu, bởi vì hàng tồn kho cuối cùng 15% này phải được xem xét trong ngân sách.

Người ta ước tính rằng chi phí đơn vị cho mỗi kg vật liệu được mua sẽ phải chịu sự gia tăng trong mỗi bốn quý: $ 3, 10, $ 3, 20, $ 3, 50 và $ 4, 00.

Chuẩn bị ngân sách mua hàng

Bước đầu tiên trong việc chuẩn bị ngân sách mua hàng là sử dụng thông tin này để tính toán hàng tồn kho vật liệu cuối cùng cho các quý 1, 2 và 3. Bước thứ hai là chuẩn bị ngân sách cho việc mua nguyên liệu.

Hàng tồn kho cuối cùng của vật liệu quý 1 = 15% x (912 đơn vị x 4 kg nguyên liệu) = 547

Kho vật liệu cuối cùng quý 2 = 15% x (1148 đơn vị x 4 kg nguyên liệu) = 689

Hàng tồn kho cuối cùng của vật liệu quý 3 = 15% x (1778 đơn vị x 4 kg nguyên liệu) = 1068

Hãy nhớ rằng các tài liệu cuối cùng được ngân sách cho quý đầu tiên, thứ hai và thứ ba là nguyên liệu ban đầu trong quý thứ hai, thứ ba và thứ tư, tương ứng.