Ngân sách linh hoạt: Đặc điểm, cách thực hiện và ví dụ

Ngân sách linh hoạt là ngân sách điều chỉnh các thay đổi về khối lượng hoạt động (số lượng sản xuất, số lượng bán, v.v.). Tính toán mức chi tiêu khác nhau cho chi phí biến đổi, tùy thuộc vào thay đổi trong thu nhập thực tế.

Kết quả là một ngân sách biến thể, tùy thuộc vào mức độ hoạt động thực tế có kinh nghiệm. Ngân sách linh hoạt tinh vi và hữu ích hơn ngân sách tĩnh, vẫn cố định về số lượng, bất kể khối lượng hoạt động đạt được.

Định nghĩa cơ bản của ngân sách linh hoạt là ngân sách ít được sử dụng trừ khi chi phí và thu nhập có liên quan đến khối lượng sản xuất thực tế. Do đó, một ngân sách có thể được chuẩn bị cho một số cấp độ hoạt động; ví dụ, sử dụng 80%, 90% và 100% công suất.

Vì vậy, bất kể mức sản lượng thực sự đạt được, nó có thể được so sánh với một mức thích hợp. Ngân sách linh hoạt cung cấp cho công ty một công cụ để so sánh hiệu suất thực tế với ngân sách được ngân sách trong nhiều cấp độ hoạt động.

Các tính năng

Trong ngân sách linh hoạt, thu nhập thực tế hoặc các biện pháp hoạt động khác được đưa ra sau khi hoàn thành một kỳ kế toán, tạo ra một ngân sách cụ thể cho các giá trị đó.

Cách tiếp cận này thay đổi từ ngân sách tĩnh phổ biến, chỉ chứa số tiền cố định không thay đổi theo mức thu nhập thực tế.

Các báo cáo "được ngân sách so với thực tế" theo ngân sách linh hoạt có xu hướng tạo ra các biến thể quan trọng hơn nhiều so với các báo cáo được tạo trong ngân sách tĩnh, vì cả chi phí ngân sách và thực tế đều dựa trên cùng một thước đo hoạt động.

Ưu điểm

Sử dụng trong môi trường chi phí biến đổi

Nó đặc biệt hữu ích trong các doanh nghiệp nơi chi phí được liên kết chặt chẽ với mức độ hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như môi trường bán lẻ, nơi chi phí có thể được tách biệt và được coi là chi phí cố định, trong khi chi phí hàng hóa trực tiếp liên quan đến thu nhập.

Đo lường hiệu suất

Cho rằng ngân sách linh hoạt được điều chỉnh theo mức độ hoạt động, đây là một công cụ tốt để đánh giá hiệu suất của các nhà quản lý: ngân sách phải được liên kết chặt chẽ với kỳ vọng ở bất kỳ cấp độ hoạt động nào.

Nhược điểm

Xây dựng

Ngân sách linh hoạt có thể khó xây dựng và quản lý. Một vấn đề với công thức của nó là nhiều chi phí không hoàn toàn thay đổi; ngược lại, họ có một thành phần chi phí cố định phải được tính toán và đưa vào công thức ngân sách.

Ngoài ra, một lượng lớn thời gian có thể được dành cho việc phát triển các công thức chi phí. Đây là nhiều thời gian hơn các nhân viên đang ở giữa quy trình ngân sách có sẵn.

Chậm trễ

Bạn không thể tải trước một ngân sách linh hoạt trong phần mềm kế toán để so sánh nó với báo cáo tài chính.

Thay vào đó, kế toán phải đợi cho đến khi hoàn thành kỳ báo cáo tài chính. Sau đó, nhập thu nhập và các biện pháp hoạt động khác trong mô hình ngân sách. Cuối cùng, trích xuất kết quả mô hình và tải chúng vào phần mềm kế toán.

Chỉ sau đó mới có thể phát hành báo cáo tài chính có chứa ngân sách so với thông tin thực tế, với các biến thể giữa hai báo cáo.

So sánh thu nhập

Trong một ngân sách linh hoạt, thu nhập ngân sách không được so sánh với thực tế, vì hai con số là như nhau. Mô hình được thiết kế để so sánh chi phí thực tế với chi phí dự kiến, không so sánh mức thu nhập.

Khả năng ứng dụng

Một số công ty có quá ít chi phí biến đổi đến mức không có ý nghĩa gì khi xây dựng ngân sách linh hoạt. Thay vào đó, họ có một lượng lớn chi phí cố định không thay đổi do mức độ hoạt động.

Trong tình huống này, việc xây dựng ngân sách linh hoạt là không hợp lý, vì kết quả sẽ không thay đổi đối với ngân sách tĩnh.

Làm thế nào để làm điều đó?

Do chi phí cố định không thay đổi theo biến động trong hoạt động ngắn hạn, có thể thấy rằng ngân sách linh hoạt sẽ thực sự bao gồm hai phần.

Đầu tiên là một ngân sách cố định, bao gồm các chi phí cố định và thành phần cố định của các chi phí có thể bán được. Phần thứ hai là một ngân sách thực sự linh hoạt chỉ bao gồm các chi phí biến đổi. Các bước cần thiết để xây dựng ngân sách linh hoạt là:

- Tất cả các chi phí cố định được xác định và tách riêng trong mô hình ngân sách.

- Cần xác định mức độ mà tất cả các chi phí biến đổi thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi.

- Mô hình ngân sách được tạo, trong đó chi phí cố định được "nhúng" vào mô hình và chi phí biến đổi được biểu thị bằng phần trăm của cấp độ hoạt động hoặc dưới dạng chi phí đơn vị của cấp độ hoạt động.

- Một mức độ hoạt động thực sự được nhập vào mô hình sau khi hoàn thành kỳ kế toán. Điều này cập nhật các chi phí biến đổi trong ngân sách linh hoạt.

- Đối với giai đoạn hoàn thành, ngân sách linh hoạt kết quả được nhập vào hệ thống kế toán, để so sánh với chi phí thực tế.

Ví dụ

Giả sử một nhà sản xuất xác định rằng chi phí điện và các nguồn cung cấp khác cho nhà máy là khoảng $ 10 mỗi lần sử dụng máy mỗi giờ (Máy tính giờ HM). Nó cũng được biết rằng giám sát nhà máy, khấu hao và chi phí cố định khác tổng cộng $ 40.000 mỗi tháng.

Thông thường, đội ngũ sản xuất hoạt động từ 4000 đến 7000 giờ mỗi tháng. Theo thông tin này, ngân sách linh hoạt cho mỗi tháng sẽ là $ 40.000 + $ 10 mỗi HM.

Bây giờ hãy minh họa ngân sách linh hoạt bằng cách sử dụng một số dữ liệu. Nếu nhóm sản xuất được yêu cầu vận hành tổng cộng 5000 giờ trong tháng 1, ngân sách linh hoạt cho tháng 1 sẽ là 90.000 đô la (40.000 đô la cố định + 10 đô la x 5000 HM).

Vì nhóm phải hoạt động vào tháng 2 trong 6300 giờ, ngân sách linh hoạt cho tháng 2 sẽ là 103.000 đô la (40.000 đô la cố định + 10 đô la x 6300 HM).

Nếu tháng 3 chỉ cần 4100 giờ máy, ngân sách linh hoạt cho tháng 3 sẽ là 81.000 đô la (40.000 đô la cố định + 10 đô la x 4100 HM).

Kết luận

Nếu người quản lý nhà máy được yêu cầu sử dụng nhiều giờ máy hơn, việc tăng ngân sách của người quản lý nhà máy để trang trải chi phí điện và vật tư bổ sung là điều hợp lý.

Ngân sách của người quản lý cũng nên giảm khi nhu cầu vận hành thiết bị giảm. Tóm lại, ngân sách linh hoạt cung cấp một cơ hội tốt hơn để lập kế hoạch và kiểm soát so với ngân sách tĩnh.