Tài liệu cần thanh toán: Đặc điểm và ví dụ
Các chứng từ cần thanh toán là số vốn còn nợ thông qua các cam kết chính thức bằng văn bản. Các khoản vay ngân hàng được bao gồm trong tài khoản này. Chúng là các khoản nợ bằng văn bản nơi bạn hứa sẽ trả một số tiền cụ thể vào một ngày trong tương lai hoặc theo yêu cầu.
Nói cách khác, một tài liệu phải trả là một khoản vay giữa hai thực thể. Theo thỏa thuận này, người làm tài liệu tạo ra trách nhiệm khi vay tiền từ chủ nợ. Công ty đồng ý hoàn trả tiền với các lợi ích tương ứng cho chủ nợ vào một ngày trong tương lai.
Công ty ghi lại khoản vay trên bảng cân đối kế toán của mình như một tài liệu cần thanh toán. Mặt khác, chủ nợ đăng ký khoản vay dưới dạng khoản phải thu trên bảng cân đối kế toán của mình, bởi vì anh ta sẽ nhận được khoản thanh toán trong tương lai. Chúng khác với các tài khoản phải trả trong đó, trong khi cả hai đều là nợ phải trả, các tài liệu phải trả liên quan đến một văn bản hứa hẹn bằng văn bản.
Các tính năng
Các đặc điểm của các tài liệu phải trả có thể được nhìn thấy khi so sánh với các tài khoản phải trả.
Loại thỏa thuận
Tài khoản phải trả là thỏa thuận không chính thức, thường chỉ bằng lời nói, giữa người mua và người bán. Các tài liệu duy nhất là đơn đặt hàng của người mua và hóa đơn từ người bán.
Các tài liệu phải trả tiền phức tạp hơn. Chúng liên quan đến các hợp đồng cho vay chính thức và bằng văn bản, đôi khi có hàng tá trang.
Người cho vay có thể yêu cầu các thỏa thuận hạn chế như là một phần của hợp đồng để tài liệu được thanh toán, chẳng hạn như cấm trả cổ tức cho các nhà đầu tư trong khi một phần của khoản vay chưa được thanh toán.
Thỏa thuận cũng có thể yêu cầu bảo lãnh, chẳng hạn như một tòa nhà thuộc sở hữu của công ty hoặc bảo lãnh từ một người hoặc tổ chức khác.
Nhiều ghi chú hứa hẹn đòi hỏi phải có sự chấp thuận chính thức của ban giám đốc của một công ty trước khi người cho vay cấp tiền.
Điều khoản và bảo mật
Tài khoản phải trả thường được hoàn trả sau 30 ngày không tính lãi. Tuy nhiên, một số nhà cung cấp có thể cung cấp giảm giá cho các khoản thanh toán tạm ứng, chẳng hạn như giảm giá 1% nếu được thanh toán trong vòng 10 ngày sau ngày xuất hóa đơn.
Các tài liệu phải trả được hoàn trả trong thời hạn dài hơn, với một ngày đáo hạn cụ thể; Họ có thể bắt đầu sau 90 ngày và kéo dài đến vài năm. Thanh toán thường là số tiền cố định bằng vốn và lãi.
Về mặt bảo mật, các nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ phụ thuộc vào thiện chí của người mua để thanh toán. Tài khoản phải trả không được bảo hiểm với bảo lãnh. Mặt khác, các kỳ phiếu thường lấy tài sản cố định được mua làm tài sản thế chấp cho khoản vay.
Các tài liệu phải trả thường được sử dụng để mua tài sản cố định như thiết bị, cơ sở vật chất và tài sản. Đây là những ghi chú hứa hẹn chính thức cho một số tiền cụ thể mà người vay phải trả trong một khoảng thời gian nhất định, có lãi.
Chứng từ phải trả trong ngắn hạn và dài hạn
Các tài liệu phải trả thường được báo cáo trong bảng cân đối kế toán theo hai loại: ngắn hạn và dài hạn.
Một tài liệu phải trả được phân loại trong bảng cân đối kế toán là một khoản nợ ngắn hạn nếu nó đáo hạn trong vòng 12 tháng tới, hoặc là một khoản nợ dài hạn nếu nó đáo hạn vào một ngày muộn hơn so với năm.
Ví dụ, một khoản vay ngắn hạn để mua thêm hàng tồn kho để chuẩn bị cho mùa lễ sẽ được phân loại là một khoản nợ hiện tại, vì nó có thể sẽ được trả trong vòng một năm.
Việc mua đất, tòa nhà hoặc thiết bị lớn thường sẽ được phân loại là một khoản nợ dài hạn, vì các khoản vay dài hạn sẽ được trả trong nhiều năm.
Phần ngắn hạn của tài liệu phải trả là số tiền nợ trong năm tới. Phần dài hạn là phần hết hạn sau hơn một năm.
Việc phân loại đúng các tài liệu cần thanh toán rất đáng quan tâm từ góc độ của một nhà phân tích, để xem liệu các tài liệu này có hết hạn trong tương lai gần hay không. Điều này có thể chỉ ra một vấn đề thanh khoản sắp xảy ra.
Ví dụ
Một ví dụ về chứng từ phải trả là khoản vay được ngân hàng cấp cho công ty HSC.
HSC vay 100.000 đô la từ ngân hàng để mua hàng tồn kho trong năm nay. Công ty HSC ký chứng từ là người đi vay và đồng ý trả lại cho ngân hàng khoản thanh toán hàng tháng là $ 2000, bao gồm $ 500 tiền lãi hàng tháng, cho đến khi tài liệu phải trả được thanh toán đầy đủ.
HSC tính phí 100.000 đô la trong tài khoản tiền mặt của bạn và ghi có vào tài liệu phải trả của bạn cho số tiền vay. Ngân hàng làm ngược lại: ghi nợ tài khoản phải thu của bạn và ghi có vào tài khoản tiền mặt của bạn.
Vào đầu mỗi tháng, HSC thực hiện thanh toán khoản vay với số tiền $ 2000, ghi nợ tài khoản phải trả $ 1500, ghi nợ tài khoản chi phí lãi suất $ 500 và ghi có vào tài khoản tiền mặt $ 2000.
Một lần nữa, ngân hàng đăng ký mặt trái của giao dịch. Nợ tiền mặt $ 2000, ghi có các tài liệu phải thu với $ 1500 và thu nhập lãi cho $ 500.
Tập hợp các mục nhật ký này xảy ra hàng năm cho đến khi tài liệu phải trả bị hủy hoàn toàn.
Chênh lệch giữa tài khoản phải trả và chứng từ phải trả
Ví dụ: nếu một công ty muốn vay 100.000 đô la từ ngân hàng của mình, ngân hàng sẽ yêu cầu các giám đốc điều hành của công ty ký hợp đồng vay chính thức trước khi ngân hàng giao tiền.
Ngân hàng cũng có thể yêu cầu công ty cam kết bảo lãnh và chủ sở hữu công ty phải bảo lãnh khoản vay.
Công ty sẽ ghi nhận khoản vay này vào tài khoản sổ cái phải trả. Ngân hàng sẽ ghi lại khoản vay trong chứng từ sổ cái chung của bạn.
Ngược lại với khoản vay ngân hàng, chỉ cần gọi cho một trong những nhà cung cấp của công ty và yêu cầu giao sản phẩm hoặc vật tư. Ngày hôm sau các sản phẩm đến và một biên nhận giao hàng được ký kết.
Vài ngày sau, công ty nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp nơi được thành lập rằng việc thanh toán các sản phẩm hết hạn sau 30 ngày; giao dịch này không liên quan đến một lưu ý hứa hẹn.
Do đó, giao dịch này được ghi lại trong các tài khoản phải trả của sổ cái chung của công ty. Nhà cung cấp sẽ ghi lại giao dịch bằng một khoản ghi nợ trong tài khoản của mình về các tài sản phải thu và tín dụng trong tài khoản bán hàng.
