Ngân sách cơ bản không: Đặc điểm, Cách thực hiện, Ưu điểm

Ngân sách dựa trên số không là một phương pháp hoặc quy trình ngân sách, trong đó tất cả các chi tiêu phải được chứng minh cho từng giai đoạn mới. Quy trình ngân sách dựa trên số không bắt đầu từ "cơ sở không", phân tích từng chức năng trong một tổ chức để xác định nhu cầu và chi phí của nó.

Ngân sách sau đó được tạo ra, phân bổ ngân sách dựa trên hiệu quả và những gì cần thiết cho giai đoạn tiếp theo mà không sử dụng ngân sách của năm trước, bất kể mỗi ngân sách cao hơn hay thấp hơn ngân sách trước.

Ngân sách dựa trên số không cho phép thực hiện các mục tiêu chiến lược cấp cao trong quy trình ngân sách, bằng cách liên kết chúng với các khu vực chức năng cụ thể của tổ chức, nơi đầu tiên có thể được nhóm lại và sau đó được đo lường theo kết quả trước đó và kỳ vọng hiện tại.

Ngân sách dựa trên số không có thể giúp giảm chi phí bằng cách tránh tăng hoặc giảm chung trong ngân sách của giai đoạn trước. Tuy nhiên, đó là một quá trình chậm, mất nhiều thời gian hơn ngân sách dựa trên chi phí truyền thống.

Các tính năng

Trước đây, các công ty chỉ xem xét một số điều cụ thể và cho rằng mọi thứ đã sẵn sàng và họ không cần phải xác minh lại. Tuy nhiên, trong ngân sách cơ bản bằng không, mọi thứ sẽ được dự toán phải được phê duyệt.

Vì loại ngân sách này yêu cầu phê duyệt để có thể lập ngân sách, điều đó có nghĩa là ngân sách bắt đầu từ cơ sở 0, với quyết định mới hàng năm về mọi thứ được thực hiện.

Về cơ bản, quản lý phải bắt đầu từ đầu và quan sát từng hoạt động và hoạt động để xác định xem có đáng để chi tiêu tiền của công ty hay không. Quản lý cũng phải thiết lập các mục tiêu chi tiêu hoàn toàn mới.

Nó là tốn kém, phức tạp và chậm, vì ngân sách được xây dựng lại hàng năm. Một ngân sách truyền thống đơn giản và nhanh hơn, vì nó chỉ yêu cầu chứng minh các thay đổi gia tăng.

Ngân sách dựa trên số không yêu cầu chứng minh chi phí thường xuyên và chi phí cũ, ngoài các chi phí mới. Mục tiêu của nó là cung cấp cho các nhà quản lý trách nhiệm để biện minh cho chi phí của họ. Nó cũng nhằm mục đích tạo ra giá trị cho một tổ chức, bằng cách tối ưu hóa chi phí và không chỉ thu nhập.

Làm thế nào để làm điều đó?

Đôi khi, ngân sách và chi phí của các công ty vượt quá tầm kiểm soát đến mức cần phải xem xét lại toàn bộ cấu trúc chi phí của công ty. Trong trường hợp này, sẽ không có ý nghĩa khi xem xét ngân sách của năm trước.

Toàn bộ ngân sách phải được làm lại hoàn toàn. Loại thay đổi mạnh mẽ này được gọi là ngân sách dựa trên số không. Không giống như ngân sách truyền thống, không có mục nào được tự động đưa vào ngân sách tiếp theo.

Nó được giả định rằng không có hoạt động là không thể chạm tới. Tất cả các chi phí được phân tích và phải được chứng minh là vẫn còn trong ngân sách.

Trong ngân sách dựa trên số không, nhóm làm việc sẽ xem xét từng kế hoạch và từng khoản chi tiêu vào đầu mỗi chu kỳ ngân sách. Bạn phải chứng minh từng mục ngân sách để nhận tiền.

Nhóm làm việc có thể áp dụng ngân sách dựa trên số không cho bất kỳ loại chi phí nào: chi phí vốn, chi phí hoạt động, bán hàng, chi phí chung và hành chính, chi phí tiếp thị, chi phí biến đổi hoặc chi phí bán hàng hóa.

Các bước để làm theo

Các bước để thực hiện trong quy trình ngân sách dựa trên số không đề cập đến phân tích chi tiết của từng hoạt động cho tất cả các lĩnh vực của công ty:

- Xác định một hoạt động.

- Tìm các cách và phương tiện khác nhau để thực hiện các hoạt động.

- Đánh giá các giải pháp này và cũng đánh giá các lựa chọn thay thế khác nhau của các nguồn vốn.

- Thiết lập số ngân sách và ưu tiên.

Ưu điểm và nhược điểm

Khi thành công, ngân sách dựa trên số không tạo ra các khoản tiết kiệm triệt để và giải phóng các công ty khỏi các phương pháp và các bộ phận đóng. Khi nó không thành công, chi phí cho một tổ chức có thể là đáng kể.

Ưu điểm

Độ chính xác

Loại ngân sách này giúp các công ty kiểm tra tất cả các bộ phận để đảm bảo họ nhận được số tiền phù hợp. Ngân sách kết quả là hợp lý và phù hợp với chiến lược kinh doanh.

Hiệu quả

Nó giúp xem xét nhu cầu thực sự bằng cách tập trung nghiêm ngặt vào các con số hiện tại, thay vì tính đến ngân sách trước đó. Cải thiện hiệu quả hoạt động thông qua một phân tích nghiêm ngặt về các giả định.

Giảm chi phí vô ích

Bạn có thể loại bỏ các chi phí dư thừa bằng cách kiểm tra lại các chi phí không cần thiết. Giúp giảm chi phí, tránh tăng ngân sách tự động.

Phối hợp và truyền thông

Nó cho phép giao tiếp tốt hơn trong các phòng ban bằng cách liên quan đến nhân viên trong việc ra quyết định và ưu tiên ngân sách. Nó xúc tác cho sự hợp tác rộng lớn hơn trong toàn tổ chức.

Nhược điểm

Quan liêu

Tạo ngân sách dựa trên số không trong một công ty có thể mất rất nhiều thời gian, công sức và phân tích sẽ cần thêm nhân viên.

Điều này có thể khiến quá trình bị phản tác dụng để cắt giảm chi phí. Nó có thể rất tốn kém cho các tổ chức có quỹ hạn chế.

Tham nhũng

Bằng cách sử dụng ngân sách dựa trên số không, các nhà quản lý có thể cố gắng xiên các con số để chuyển đổi chi tiêu thành các hoạt động quan trọng. Vì vậy, họ có thể tạo ra một "nhu cầu" cho họ.

Điều này sẽ khiến các công ty tiếp tục lãng phí tiền vào những thứ họ không thực sự cần.

Biện minh vô hình

Loại ngân sách này yêu cầu các phòng ban biện minh cho ngân sách của họ, có thể khó khăn ở nhiều cấp độ. Các bộ phận như quảng cáo và tiếp thị phải chứng minh các chi phí có thể hoặc không thể được sử dụng trong năm tới do biến động của thị trường.

Điều này có thể khiến bạn mất lợi nhuận trong tương lai vì bạn không thể biện minh cho một số tiền nhất định. Đó là rủi ro khi tiết kiệm tiềm năng là không chắc chắn.

Thời gian quản lý

Ngân sách dựa trên số không đòi hỏi chi phí thời gian và đào tạo bổ sung cho các nhà quản lý.

Điều này có nghĩa là tìm kiếm thêm thời gian mỗi năm cho ngân sách, để thực hiện các điều chỉnh và nhận được đào tạo phù hợp để hiểu cách tạo ngân sách dựa trên số không.

Thời gian đáp ứng chậm hơn

Do lượng thời gian và đào tạo cần thiết để tạo ra ngân sách dựa trên số không, các nhà quản lý ít có khả năng sửa đổi để đáp ứng với một thị trường thay đổi.

Điều này có nghĩa là sẽ mất nhiều thời gian hơn để một công ty chuyển tiền đến các bộ phận cần nó nhất vào một thời điểm nhất định. Ngân sách dựa trên số không có thể để lại những khoảng trống trong một công ty vì công cụ này có thể không phản ứng với nhu cầu đột ngột của các bộ phận.