Yêu cầu mua hàng: Các loại, Cách thức sản xuất, Tầm quan trọng và Ví dụ
Mẫu yêu cầu mua hàng là tài liệu được tạo bởi bộ phận người dùng hoặc nhân viên kho để thông báo cho bộ phận mua hàng về các mặt hàng cần đặt hàng, số lượng và khung thời gian giao hàng. Việc mua trong một công ty bắt đầu với việc tổng hợp các yêu cầu.
Sau khi chúng được biên dịch, bạn phải thông báo cho bộ phận mua hàng. Yêu cầu mua hàng là tài liệu sẽ chứa danh sách các yêu cầu đó. Để ngăn chặn gian lận, quản lý bộ phận thường không được phép đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp hoặc mua thay mặt cho công ty.
Thay vào đó, bộ phận thực sự đặt hàng với các nhà cung cấp bên ngoài là một bộ phận khác gọi là bộ phận mua hàng. Các nhà quản lý của các bộ phận khác nhau sử dụng các mẫu yêu cầu để thông báo cho bộ phận này các tài liệu cần mua.
Yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng mua là những tài liệu chính trong quá trình mua các mặt hàng mà công ty cần cho hoạt động của mình, chuẩn hóa quy trình đặt hàng bên trong và bên ngoài.
Các loại
Các điểm chính về yêu cầu mua hàng như sau:
- Đó là một yêu cầu được đưa ra cho bộ phận mua hàng để có được một danh sách các vật liệu nhất định.
- Cần sự chấp thuận của tổ chức mua hàng.
- Đây là một tài liệu nội bộ; đó là, nó vẫn còn trong tổ chức.
Bạn có thể tạo một yêu cầu mua hàng cho các loại cung cấp sau:
Tiêu chuẩn
Để có được nguồn cung cấp và nguyên liệu từ các nhà cung cấp, cho cả quy trình sản xuất và các mặt hàng văn phòng tiêu thụ và các tài sản khác.
Hợp đồng thầu phụ
Để cung cấp nguyên liệu cho một nhà cung cấp, và sau đó có được một sản phẩm hoàn chỉnh.
Lô hàng
Có được vật liệu được lưu trữ trong các cơ sở của công ty và nhà cung cấp được trả tiền cho điều đó.
Chuyển hàng tồn kho
Để có được tài liệu từ một bộ phận hoặc khu vực khác trong cùng một tổ chức.
Dịch vụ bên ngoài
Để có được các dịch vụ của một nhà cung cấp bên ngoài, chẳng hạn như thực hiện công việc bảo trì nhà máy.
Nó được làm như thế nào?
Các thành phần cơ bản tạo nên yêu cầu mua hàng là:
- Số yêu cầu, cho phép xác định tài liệu. Nó phải được in sẵn.
- Bộ phận yêu cầu.
- Ngày yêu cầu và ngày giao hàng được yêu cầu.
- Tên của người chuẩn bị yêu cầu và chữ ký của người thực hiện ủy quyền tương ứng.
- Các bài viết được yêu cầu phải được mô tả chi tiết, để tránh dữ liệu không chính xác. Số tiền phải chính xác; Điều rất quan trọng là đặt đơn vị yêu cầu (kilôgam, lít, đơn vị, v.v.).
- Chữ ký của người quản lý bộ phận mua hàng chấp thuận hoặc không phê duyệt mua hàng.
- Nếu báo giá đã được yêu cầu từ các nhà cung cấp, chúng phải được đính kèm với yêu cầu.
Quy trình mua hàng
Quá trình yêu cầu mua hàng được sử dụng bởi các tổ chức để thực hiện và theo dõi các đơn đặt hàng cung cấp. Đây có thể là bất cứ điều gì từ nguyên liệu thô đến nội thất văn phòng và nhiều hơn nữa.
Khi người quản lý bộ phận cho rằng các tài liệu sắp hết, hãy điền vào mẫu yêu cầu, bao gồm các trường được chỉ ra ở trên.
Yêu cầu mua hàng là hình thức mà một bộ phận của công ty gửi đến bộ phận mua hàng, liệt kê các mặt hàng bạn muốn được yêu cầu từ một nhà cung cấp bên ngoài.
Quá trình này cho phép người dùng đặt hàng, nhận được sự chấp thuận từ người giám sát và quan trọng nhất là cho phép các nhà cung cấp bên ngoài gửi báo giá.
Khi người quản lý mua hàng nhận được yêu cầu mua hàng trong quy trình này, anh ta có thể xem lại tất cả thông tin được gửi bởi người dùng ban đầu. Người quản lý chỉ cần chọn xem yêu cầu có được phê duyệt hay không.
Nếu nó không được chấp thuận, có một hộp để đặt lý do cho quyết định và bộ phận yêu cầu sẽ được thông báo về quyết định này. Tuy nhiên, nếu người quản lý chấp thuận, bước tiếp theo sẽ là yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp.
Ý nghĩa
Bắt đầu quá trình mua hàng
Mỗi lần như vậy, các phòng ban của một công ty sẽ cần vật liệu; Yêu cầu mua hàng bắt đầu quá trình mua hàng. Bộ phận mua hàng sẽ hành động phù hợp với sự vững chắc của tài liệu.
Nếu có vấn đề, tài liệu sẽ đóng vai trò là bằng chứng cho thấy một bộ phận yêu cầu các nguồn cung cấp với một giao tiếp nhất định.
Nó là một công cụ kiểm soát
Trường hợp không có kiểm soát thích hợp, nhân viên có thể liên quan đến gian lận, vì họ có thể yêu cầu tài liệu cho sử dụng cá nhân.
Với yêu cầu mua hàng, có các biện pháp được thiết lập để đảm bảo rằng không có hành vi gian lận nào được thực hiện. Yêu cầu phải thông qua một số bàn tay để đảm bảo tính chính xác và nhu cầu của nó.
Bảo vệ doanh nghiệp
Với các lệnh trưng dụng được thực hiện, khả năng gian lận được tránh. Tài sản của công ty cũng được bảo vệ.
Tập trung hóa quá trình mua hàng
Khi một tổ chức yêu cầu tất cả các yêu cầu phải được thực hiện tập trung thông qua bộ phận mua hàng, thật dễ dàng để quản lý toàn bộ quy trình.
Người mua cũng được hưởng lợi, vì giờ đây họ có thể nhóm mua hàng và tận dụng sức mua của tổ chức để đàm phán các điều khoản tốt hơn.
Ví dụ
Ví dụ 1
Yêu cầu số: 00455
Ngày: 15 tháng 5 năm 2018
Tên của người yêu cầu: Annaliese Corvo
Chức vụ: giám sát viên đào tạo
Phòng: Đào tạo nhân sự
Lý do cho yêu cầu: Các mục sau đây được yêu cầu sử dụng trong khóa đào tạo "Đảm bảo chất lượng", sẽ được đưa ra trong tuần từ 16 đến 20 tháng 7 năm 2018.
- 01 trường hợp đánh dấu bảng lật.
- 12 cây bút chì
- 01 biểu đồ lật với 20 tờ trắng: rộng 1 mét x 1, 5 mét.
- 12 dòng máy tính xách tay kích thước bình thường.
- 06 điểm đánh dấu màu cho bảng đen.
- 12 cao su để xóa.
- 12 bút mực xanh.
2 báo giá nhận được từ các nhà cung cấp văn phòng phẩm được đính kèm.
Được ủy quyền bởi: Alberto Moreno
Chức vụ: Giám đốc nhân sự
Quản lý nhân sự
Ví dụ 2
Bộ phận sản xuất của Confecciones Tely, SA cần phải đặt hàng các vật liệu khác nhau và điền vào mẫu yêu cầu. Mẫu này thông báo cho bộ phận mua hàng rằng những vật tư này là cần thiết.
Bộ phận mua hàng có thể phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu nhận được. Nếu được chấp thuận, một đơn đặt hàng sẽ được tạo ra.
Đơn đặt hàng được gửi đến nhà cung cấp để mua sản phẩm. Nhà cung cấp sản xuất và giao các sản phẩm có hóa đơn.
Bộ phận tiếp nhận nhận sản phẩm và giao báo cáo tiếp nhận cho bộ phận kế toán.
Nếu tất cả các tài liệu tuân thủ, bộ phận kế toán sẽ phê duyệt hóa đơn cho thủ quỹ, chỉ ra rằng việc thanh toán có thể được thực hiện cho nhà cung cấp.
