Cơ cấu tổ chức: Đặc điểm, loại hình và yếu tố

Một cấu trúc tổ chức hoặc mô hình tổ chức là một mô hình xác định một công ty thông qua khung tham chiếu của nó, bao gồm các dòng thẩm quyền, truyền thông, nhiệm vụ và phân bổ nguồn lực. Nó xác định cách thức các hoạt động, (phân công nhiệm vụ, phối hợp và giám sát) được hướng tới việc đạt được các mục tiêu.

Các tổ chức phải hiệu quả, linh hoạt và đổi mới để đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững. Cấu trúc tổ chức cũng có thể được coi là cửa sổ xem hoặc phối cảnh thông qua đó các cá nhân nhìn thấy tổ chức và môi trường của họ.

Một tổ chức có thể được cấu trúc theo nhiều cách khác nhau, theo các mục tiêu của nó. Cấu trúc của một tổ chức sẽ xác định cách thức hoạt động và hoạt động của nó. Mô hình tổ chức cho phép phân công trách nhiệm rõ ràng cho việc thực hiện các chức năng và quy trình khác nhau cho các thực thể khác nhau.

Những thực thể này có thể là một chi nhánh, một bộ phận, một nhóm làm việc hoặc một cá nhân. Cấu trúc tổ chức ảnh hưởng đến hành động của tổ chức, cung cấp nền tảng mà các quy trình vận hành và các nhiệm vụ được tiêu chuẩn hóa dựa trên.

Tương tự như vậy, nó xác định cá nhân nào có thể tham gia vào quá trình ra quyết định và do đó, quan điểm của họ sẽ mô hình hóa các hành động được thực hiện bởi tổ chức ở mức độ nào. Mô hình này được thúc đẩy bởi các mục tiêu của tổ chức và phục vụ như bối cảnh trong đó các quy trình hoạt động và kinh doanh được thực hiện.

Mô hình lý tưởng phụ thuộc vào bản chất của doanh nghiệp và những thách thức mà nó phải đối mặt. Đổi lại, mô hình xác định số lượng nhân viên cần thiết và bộ kỹ năng cần thiết. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp định kỳ kiểm tra mô hình tổ chức để đảm bảo rằng nó hỗ trợ các mục tiêu và nhiệm vụ chiến lược của mình.

Họ cũng quan tâm rằng các quy trình đáp ứng các tiêu chuẩn của ngành công nghiệp. Họ kiểm soát rằng nó tuân thủ các yêu cầu công việc, an toàn, sức khỏe và các yêu cầu khác.

Đặc điểm chung

Để hoạt động hiệu quả, một công ty cần một hệ thống chính thức ra quyết định, giao tiếp và hoàn thành các nhiệm vụ phù hợp với nhu cầu của công ty.

Cấu trúc được xác định và ghi lại

Mọi cấu trúc của công ty phải có một khung được thiết lập xác định thứ bậc. Cấu trúc phải xác định rõ ràng từng công việc, chỉ rõ ràng vai trò của công việc đó, phạm vi và quản lý cấp cao mà vai trò đề cập đến.

Nó phải được ghi chép tốt và dễ dàng truy cập cho tất cả nhân viên, để tránh mọi người nhầm lẫn về nhiệm vụ và vai trò của họ, hoặc dành thời gian cho các nhiệm vụ ngoài tầm với.

Truyền thông

Một cấu trúc tổ chức tốt sẽ thiết lập một hệ thống giao tiếp xác định cách thức nhân viên giao tiếp với nhau trong các tình huống khác nhau.

Nó sẽ mô tả cách các nhiệm vụ được ủy quyền và truyền đạt cho nhân viên, cách nhân viên tiếp tục quản lý cập nhật các nhiệm vụ và cách họ báo cáo hoặc trình bày khiếu nại về các vấn đề.

Một cấu trúc truyền thông lý tưởng sẽ có một chuỗi các lệnh được ghi lại để hướng dẫn nhân viên trong các tương tác hàng ngày của họ.

Một cấu trúc truyền thông rõ ràng cho phép lãnh đạo cải thiện các tương tác trong công ty.

Tầm nhìn rõ ràng

Mỗi công ty phải có một tầm nhìn. Nó phục vụ như một nền tảng để thiết lập các mục tiêu và mục tiêu của công ty.

Nó phải xác định rõ ràng những gì nó bảo vệ, những gì nó muốn đạt được và giới hạn đạo đức và đạo đức của nó. Tầm nhìn phải ngắn gọn và đưa ra định hướng cho doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức phải được tạo ra dựa trên tầm nhìn của công ty.

Bộ môn

Bộ phận chỉ ra cách thức mà một công ty nhóm các mảnh khác nhau của tổ chức. Ví dụ, một mô hình tổ chức chức năng tập hợp các công việc theo chức năng của họ, chẳng hạn như bán hàng, tiếp thị, sản xuất và dịch vụ khách hàng.

Một tổ chức phân chia được nhóm theo địa lý, chẳng hạn như một khu vực phía đông và phía tây. Các hình thức khác của bộ phận bao gồm bộ phận theo khách hàng, sản phẩm hoặc thị trường.

Chuyên môn hóa công việc

Chuyên môn hóa lao động, còn được gọi là phân công lao động, là mức độ mà các nhiệm vụ cụ thể trong một công ty được chia thành các công việc riêng lẻ.

Khi chuyên môn hóa lao động được mở rộng, một công ty có thể giao cho một người một nhiệm vụ như một phần của dự án lớn hơn. Thông thường, loại môi trường này tạo ra các nhiệm vụ nhỏ hơn và lặp đi lặp lại.

Phân cấp thẩm quyền

Cũng được gọi là chuỗi chỉ huy, nó ám chỉ đến quyền hạn của một tổ chức, nêu chi tiết ai báo cáo ai.

Liên quan đến hệ thống phân cấp thẩm quyền là phạm vi kiểm soát. Nó đề cập đến số lượng người phụ thuộc mà nhà quản lý có thẩm quyền.

Tập trung hóa và phân cấp

Cơ cấu tổ chức phi tập trung phổ biến trách nhiệm ra quyết định cho các nhà quản lý cấp thấp hơn và một số nhân viên không quản lý.

Mặt khác, một mô hình tổ chức tập trung duy trì các trách nhiệm kiểm soát và ra quyết định gần đầu công ty.

Tuy nhiên, việc một tổ chức được tập trung hay phi tập trung có thể phụ thuộc vào các yếu tố khác nhau, chẳng hạn như số cấp bậc mà công ty có hoặc mức độ mà một công ty phân tán về mặt địa lý.

Các loại

Đơn giản hoặc tổ chức kinh doanh

Một tổ chức đơn giản có cấu trúc tổ chức linh hoạt, thường được thúc đẩy bởi các nhà lãnh đạo có tư duy kinh doanh. Các công ty trong sự khởi đầu của họ, được quản lý bởi chủ sở hữu của họ, minh họa cho loại hình tổ chức này.

Điểm mạnh là lý tưởng, năng lượng và nhiệt huyết với tầm nhìn về tương lai. Chúng là những hạn chế hoặc rủi ro có thể có cấu trúc hạn chế, kỷ luật thiếu trong nhiệm vụ, không hiệu quả trong kiểm soát quản lý nếu nó không được nhấn mạnh trong việc xác định quy trình làm việc.

Loại hình tổ chức này có cấu trúc đơn giản và bằng phẳng. Nó bao gồm một đơn vị lớn với một hoặc một vài người quản lý. Các tổ chức tương đối không chính thức và không có cấu trúc.

Khi các công ty lớn phải đối mặt với các điều kiện thù địch, họ có thể quay lại cấu trúc này để duy trì sự kiểm soát chặt chẽ từ phía trên.

Tuy nhiên, khi các tổ chức phát triển, cấu trúc này có thể không đầy đủ, vì những người ra quyết định có thể cảm thấy quá tải đến nỗi họ bắt đầu đưa ra quyết định tồi.

Tổ chức máy móc (quan liêu)

Henry Mintzberg gọi một tổ chức quan liêu cao là "máy móc". Các cơ quan chính phủ và các loại tập đoàn lớn khác nhân cách hóa phong cách này.

Việc tổ chức máy móc được xác định bởi tiêu chuẩn hóa của nó. Công việc rất chính thức, có nhiều thủ tục, ra quyết định được tập trung và các nhiệm vụ được nhóm bởi các bộ phận chức năng.

Các công trình được xác định rõ ràng; Có một quy trình lập kế hoạch chính thức với ngân sách và kiểm toán, và các quy trình được phân tích thường xuyên để xác minh tính hiệu quả của chúng.

Tất cả các dòng chức năng đạt đến đỉnh cao, cho phép các nhà quản lý cấp cao duy trì kiểm soát tập trung. Các tổ chức này có thể rất hiệu quả.

Tổ chức chuyên nghiệp

Loại hình tổ chức chuyên nghiệp có mức độ quan liêu tương tự như loại máy móc. Tuy nhiên, nó được đặc trưng bởi một mức độ cao về kiến thức chuyên môn.

Những công nhân được đào tạo kỹ thuật này thường có kỹ năng chuyên môn và tự chủ trong công việc. Điều này cho phép đưa ra quyết định phi tập trung hơn so với quyết định chiếm ưu thế trong loại máy móc.

Sự khác biệt chính với các tổ chức máy là các tổ chức chuyên nghiệp phụ thuộc vào các chuyên gia được đào tạo chuyên sâu, những người đòi hỏi kiểm soát công việc của chính họ.

Cấu trúc này là điển hình khi tổ chức chứa một số lượng lớn công nhân tri thức. Đó là lý do tại sao nó phổ biến ở những nơi như trường đại học, công ty kế toán và công ty luật.

Nhược điểm rõ ràng của cấu trúc chuyên nghiệp là thiếu sự kiểm soát mà các nhà điều hành hàng đầu có thể có, bởi vì quyền lực và quyền lực được phân phối thông qua hệ thống phân cấp.

Tổ chức bộ phận

Một cấu trúc bộ phận là phổ biến trong các tập đoàn lớn với nhiều đơn vị kinh doanh. Các công ty chia doanh nghiệp và sản phẩm của họ thành các bộ phận để thúc đẩy quản lý cụ thể của từng bộ phận.

Kiểm soát tập trung là phổ biến trong định dạng này, với các phó chủ tịch bộ phận giám sát tất cả các khía cạnh công việc trong các bộ phận tương ứng của họ.

Kiểu cấu trúc này sẽ được tìm thấy trong các tổ chức lớn và trưởng thành có nhiều thương hiệu, sản xuất nhiều loại sản phẩm hoặc hoạt động ở các khu vực địa lý khác nhau.

Lợi ích chính của cấu trúc bộ phận là nó cho phép các nhà quản lý dòng có nhiều quyền kiểm soát và trách nhiệm hơn trong cấu trúc máy.

Với việc ra quyết định phi tập trung, quản lý cấp cao trung ương có thể tập trung vào các kế hoạch chiến lược "toàn cầu".

Một điểm yếu quan trọng là sự trùng lặp các nguồn lực và hoạt động đi kèm với cấu trúc bộ phận. Ngoài ra, các bộ phận có thể có xu hướng xung đột, bởi vì mỗi người cần phải cạnh tranh cho các nguồn lực hạn chế được phân bổ bởi trụ sở chính.

Tổ chức đổi mới («adhocuity»)

Trong các ngành công nghiệp mới, các công ty cần phải đổi mới và hoạt động trên cơ sở đặc biệt để tồn tại. Lợi thế rõ ràng của adhocracies là họ duy trì một nhóm tài năng cốt lõi. Từ nhóm này, mọi người có thể được rút ra bất cứ lúc nào để giải quyết vấn đề và làm việc theo cách rất linh hoạt.

Công nhân thường di chuyển từ nhóm này sang nhóm khác khi các dự án hoàn thành và các dự án mới được phát triển. Adhocracies có thể đáp ứng nhanh chóng với sự thay đổi, tập hợp các chuyên gia có trình độ có khả năng đối mặt với những thách thức mới.

Có thể có nhiều xung đột khi quyền lực và thẩm quyền mơ hồ. Phải đối phó với những thay đổi nhanh chóng như vậy là căng thẳng đối với người lao động, điều này gây khó khăn cho việc tìm kiếm và giữ chân nhân tài.

Yếu tố

Henry Mintzberg, trong cuốn sách Cấu trúc của các tổ chức, đã trình bày sơ đồ này như một cách giải thích những gì một tổ chức làm:

Ảnh hưởng tương đối của các yếu tố này với nhau có tác động đáng kể đến bản chất của tổ chức. Mintzberg tuyên bố rằng mỗi yếu tố sẽ có một phương tiện phối hợp ưa thích.

Ví dụ, đỉnh chiến lược sẽ cố gắng phối hợp thông qua giám sát trực tiếp và sẽ đặc biệt quan trọng trong các tổ chức nhỏ hơn với các cấu trúc đơn giản hơn.

Đường giữa sẽ tìm cách chuẩn hóa kết quả, trong khi cơ cấu công nghệ sẽ cố gắng chuẩn hóa các quy trình làm việc. Lõi hoạt động sẽ cố gắng chuẩn hóa các kỹ năng.

Mô hình tổ chức của Mintzberg cũng minh họa một nguyên tắc quan trọng của cơ cấu tổ chức: tách biệt quản lý và điều hành.

Do sự tách biệt này, có những người khác nhau quyết định sứ mệnh và định hướng chung của tổ chức (trừ khi đó là một tổ chức rất nhỏ) của những người quản lý việc thực hiện kế hoạch và kiểm soát các hoạt động tiếp theo để đảm bảo đáp ứng các mục tiêu. .

Mô hình tổ chức của Mintzberg, còn được gọi là mô hình của năm yếu tố của tổ chức Mintzberg, chia công ty thành các yếu tố cơ bản sau:

Đỉnh chiến lược

Ở đầu tổ chức có một đỉnh chiến lược, với mục tiêu là đảm bảo rằng tổ chức hoàn thành nhiệm vụ và quản lý mối quan hệ với môi trường của nó.

Ban lãnh đạo cao nhất (đỉnh chiến lược) sẽ thiết lập các chiến lược và chính sách tổ chức dài hạn thông qua đó các mục tiêu sẽ đạt được.

Những người tạo nên đỉnh - ví dụ, giám đốc điều hành - chịu trách nhiệm trước các chủ sở hữu, cơ quan chính phủ, đoàn thể, cộng đồng, v.v.

Đường giữa

Bên dưới đỉnh là đường giữa, là một nhóm các nhà quản lý trung gian chịu trách nhiệm chuyển đổi các mục tiêu và kế hoạch chiến lược của đỉnh chiến lược thành các kế hoạch chi tiết về hành động.

Các kế hoạch hành động vận hành này sẽ được thực hiện bởi các công nhân, chỉ định trách nhiệm quản lý cho các nhiệm vụ cụ thể và cách phân bổ các nguồn lực.

Các nhà quản lý trung gian này cũng sẽ chịu trách nhiệm giám sát các hoạt động và thực hiện các biện pháp để đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng hiệu quả và hiệu quả để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Cơ cấu

Khi các tổ chức phát triển và trở nên phức tạp hơn, họ phát triển một nhóm người quan tâm đến cách tốt nhất để thực hiện công việc.

Họ chỉ định tiêu chí xuất cảnh (ví dụ: tiêu chuẩn chất lượng) và đảm bảo rằng nhân viên có các kỹ năng phù hợp (tổ chức các chương trình đào tạo). Nhóm các nhà phân tích này được Mintzberg đề cập đến như là cấu trúc công nghệ.

Cơ cấu công nghệ bao gồm các cá nhân và các nhóm chủ chốt làm việc trong các chức năng như nhân lực, đào tạo, tài chính và lập kế hoạch.

Mintzberg nói rằng có một số vai trò ở đây. Các nhà phân tích quyết định những cách tốt nhất để thực hiện công việc và tìm cách chuẩn hóa các kỹ năng. Các nhà hoạch định quyết định các sản phẩm và xác định các yêu cầu chất lượng.

Nhân viên hỗ trợ

Tổ chức cũng bổ sung các chức năng hành chính khác cung cấp dịch vụ; ví dụ như tư vấn pháp lý, quan hệ công chúng, nhà ăn, v.v. Đây là những nhân viên hỗ trợ.

Các nhân viên hỗ trợ làm việc trong các chức năng như nghiên cứu và phát triển, quan hệ công chúng và dịch vụ pháp lý. Các sản phẩm của nó không trực tiếp đóng góp cho các mục đích trung tâm của tổ chức, nhưng các hoạt động của nó đóng góp vào hiệu quả và hiệu quả của đỉnh chiến lược, đường giữa và cốt lõi hoạt động.