Kiểm kê định kỳ: Đặc điểm, Ưu điểm, Nhược điểm và Ví dụ

Hệ thống kiểm kê định kỳ là một phương pháp định giá hàng tồn kho để ghi vào báo cáo tài chính, trong đó một số lượng vật lý của hàng tồn kho được thực hiện theo các khoảng thời gian hoặc thời gian cụ thể. Phương pháp kế toán này được đặc trưng bằng cách lấy hàng tồn kho vào đầu một giai đoạn.

Sau đó, nó bổ sung các giao dịch mua hàng tồn kho mới được thực hiện trong khoảng thời gian đó và trừ đi hàng tồn kho cuối cùng, để có được kết quả là chi phí của hàng hóa được bán. Hệ thống kiểm kê định kỳ sẽ chỉ cập nhật số dư tồn kho cuối cùng trong sổ cái chung khi số lượng hàng tồn kho vật lý được thực hiện.

Lần duy nhất một hệ thống kiểm kê định kỳ thực sự được cập nhật là vào cuối kỳ kế toán. Mặc dù một hệ thống định kỳ tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu, nhưng nó thực sự có thể làm mất tiền của công ty.

Vì số lượng hàng tồn kho vật lý là tốn thời gian, ít công ty làm nhiều hơn một lần một quý hoặc một năm. Trong khi đó, tài khoản hàng tồn kho trong hệ thống kế toán sẽ tiếp tục hiển thị chi phí của hàng tồn kho được ghi nhận kể từ lần kiểm kê vật lý cuối cùng.

Các tính năng

Trong hệ thống kiểm kê định kỳ, tài khoản kiểm kê hệ thống không được cập nhật với mỗi lần mua và mỗi lần bán. Tất cả các giao dịch mua được thực hiện giữa số lượng hàng tồn kho vật lý được ghi lại trong tài khoản mua hàng.

Khi số lượng hàng tồn kho vật lý được thực hiện, số dư trong tài khoản mua hàng được chuyển sang tài khoản hàng tồn kho, lần lượt được điều chỉnh để phù hợp với chi phí của hàng tồn kho cuối cùng.

Vào cuối kỳ, tổng số trong tài khoản mua hàng được thêm vào số dư tồn kho ban đầu để tính chi phí của các sản phẩm có sẵn để bán.

Hàng tồn kho cuối cùng được xác định vào cuối kỳ bằng số lượng vật lý và được trừ vào giá vốn của các sản phẩm có sẵn để bán, để tính giá vốn của hàng hóa bán ra.

Theo hệ thống kiểm kê định kỳ, một công ty sẽ không biết mức tồn kho của mình hoặc chi phí bán hàng cho đến khi quá trình đếm vật lý được hoàn thành.

Sự khác nhau giữa hàng tồn kho định kỳ và vĩnh viễn

Sau đây là những khác biệt chính giữa hệ thống kiểm kê định kỳ và vĩnh viễn:

- Cả hai hệ thống đều sử dụng tài khoản hàng tồn kho và giá vốn hàng bán, nhưng trong hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn, chúng được cập nhật liên tục trong kỳ, trong khi trong hệ thống kiểm kê định kỳ, chúng chỉ được cập nhật vào cuối kỳ.

- Tài khoản mua và trả hàng chỉ được sử dụng trong hệ thống kiểm kê định kỳ và được cập nhật liên tục. Trong hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, các giao dịch mua được tính trực tiếp vào tài khoản hàng tồn kho và lợi nhuận mua hàng được ghi có trực tiếp vào tài khoản hàng tồn kho.

- Giao dịch bán hàng được ghi lại thông qua hai mục nhật ký trong hệ thống vĩnh viễn. Một trong số này đăng ký giá trị bán hàng tồn kho, trong khi cái còn lại đăng ký giá vốn hàng bán. Chỉ có một mục được thực hiện trong hệ thống kiểm kê định kỳ: bán hàng tồn kho.

- Hồ sơ đóng cửa chỉ được yêu cầu trong hệ thống kiểm kê định kỳ để cập nhật hàng tồn kho và giá vốn hàng bán. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn không yêu cầu đóng hồ sơ cho tài khoản kiểm kê.

Ưu điểm

- Hệ thống kiểm kê định kỳ hữu ích hơn cho các doanh nghiệp nhỏ duy trì số lượng hàng tồn kho tối thiểu; các công ty này thấy dễ dàng để hoàn thành số lượng hàng tồn kho vật lý. Nó cũng đơn giản để có thể ước tính chi phí của hàng hóa được bán cho giai đoạn trung gian.

- Không bắt buộc phải có hệ thống tự động để ghi dữ liệu. Bạn có thể lấy hàng tồn kho theo cách thủ công, tiết kiệm chi phí của hệ thống và thời gian để liên tục ghi lại các chuyển động của hàng tồn kho.

Nhược điểm

- Vấn đề chính với một hệ thống định kỳ là nó không cung cấp dữ liệu thời gian thực cho người quản lý. Bạn luôn làm việc với dữ liệu cũ từ bản cập nhật cuối cùng được thực hiện.

- Nó không cung cấp bất kỳ thông tin nào về giá vốn hàng bán hoặc số dư cổ phiếu cuối cùng trong giai đoạn trung gian, cho đến khi số lượng hàng tồn kho vật lý được thực hiện.

- Nó tiêu tốn rất nhiều thời gian trong số lượng vật lý và có thể tạo ra những con số lỗi thời, ít hữu ích cho việc quản lý.

- Nói chung hệ thống là thủ công và dễ bị lỗi của con người. Dữ liệu có thể bị mất hoặc bị mất.

- Thặng dư và hàng tồn kho bị thiếu được ẩn trong giá vốn hàng bán. Không có hồ sơ kế toán có sẵn để so sánh nó với số lượng hàng tồn kho vật lý.

- Chi phí của hàng hóa bán ra phải được ước tính trong các giai đoạn tạm thời, điều này có thể sẽ dẫn đến sự điều chỉnh đáng kể về giá thành thực tế của sản phẩm mỗi khi hoàn thành số lượng hàng tồn kho vật lý.

- Không có cách nào để điều chỉnh hàng tồn kho quá hạn hoặc tổn thất do sản phẩm bị lỗi trong thời gian trung gian, vì vậy đối với những vấn đề này có xu hướng điều chỉnh đáng kể (và tốn kém) khi số lượng hàng tồn kho vật lý cuối cùng đã hoàn thành.

- Đây không phải là một hệ thống phù hợp cho các công ty lớn có đầu tư lớn vào hàng tồn kho, do mức độ không chính xác cao của họ bất cứ lúc nào (trừ ngày mà hệ thống được cập nhật với số lượng hàng tồn kho vật lý cuối cùng).

Ví dụ

Cách tính giá vốn hàng bán theo hệ thống kiểm kê định kỳ là:

Giá thành sản phẩm có sẵn để bán = hàng tồn kho ban đầu + mua hàng

Giá vốn hàng bán = giá thành sản phẩm có sẵn để bán - hàng tồn kho cuối cùng.

Ví dụ 1

Công ty Milagro Corporation có hàng tồn kho ban đầu là 100.000 đô la và đã trả 170.000 đô la khi mua hàng. Số lượng hàng tồn kho vật lý của bạn cho thấy chi phí tồn kho cuối cùng là 80.000 đô la. Do đó, cách tính giá vốn hàng bán của bạn là:

$ 100.000 hàng tồn kho ban đầu + $ 170.000 mua hàng - $ 80.000 hàng tồn kho cuối cùng

= $ 190.000 giá vốn hàng bán