Vai trò thanh toán: Những gì nó phục vụ, cấu trúc, cách thực hiện và ví dụ
Vai trò thanh toán là thuật ngữ thường được sử dụng để chỉ các hồ sơ về tiền lương và tiền lương, tiền thưởng và thuế mà công ty phải trả cho nhân viên của mình trong một khoảng thời gian nhất định hoặc vào một ngày cụ thể. Nó còn được gọi là bảng lương.
Thuật ngữ này cũng có thể đề cập đến tổng số tiền mà một công ty trả cho nhân viên của mình trong mỗi kỳ thanh toán hoặc cho quá trình tính toán và phân phối tiền lương và thuế. Nó thường được quản lý bởi bộ phận kế toán của một công ty.
Bảng lương của các doanh nghiệp nhỏ có thể được xử lý trực tiếp bởi chủ sở hữu hoặc một bên thứ ba liên quan. Vai trò thanh toán có thể thay đổi từ thời hạn thanh toán này sang giai đoạn thanh toán khác do các biến thể có thể có các thành phần của nó, chẳng hạn như làm thêm giờ, tiền thưởng, thanh toán phần còn lại và các khoản khác.
Nếu một công ty có nhân viên, nó sẽ phải thực hiện vai trò thanh toán liên tục và đúng hạn; không có cách nào để tránh nó
Nó dùng để làm gì?
Vai trò của thanh toán, theo nghĩa tiền được trả cho nhân viên, đóng một vai trò quan trọng trong một công ty vì nhiều lý do:
- Nó đại diện cho một chi phí quan trọng cho các công ty và là thành phần chính của chi phí lao động. Chi phí lao động thay đổi tùy theo loại hình công nghiệp. Các công ty từ các ngành công nghiệp khác nhau nên được so sánh có tính đến điều này.
- Từ góc độ kế toán, vai trò của thanh toán là rất quan trọng bởi vì cả thuế này và thuế được phản ánh đều ảnh hưởng đến lợi nhuận ròng của các công ty và phải tuân theo luật pháp và quy định.
Tuân thủ đầy đủ
Động lực của nhân viên đòi hỏi vai trò thanh toán phải được thanh toán kịp thời và chính xác. Nhân viên rất nhạy cảm với các lỗi và bất thường của vai trò thanh toán.
Các tính toán phải luôn chính xác, tiền lương phải được in đúng hạn, nhân viên mới và nhân viên mới rời đi nên được thêm hoặc xóa khỏi các quy trình khác nhau, và các khoản thuế phải được nộp cho cơ quan thích hợp đúng thời gian và đúng số lượng.
Cấu trúc
Thông tin nhân viên
Một số thông tin phải được thu thập từ mỗi nhân viên cho biết các khoản khấu trừ thuế thu nhập của họ, cùng với tên, địa chỉ, số điện thoại và số an sinh xã hội của họ.
Giờ làm việc
Nếu bạn có nhân viên mỗi giờ, bạn nên theo dõi số giờ bạn làm việc. Điều này sẽ đảm bảo rằng nhân viên được trả số tiền thích hợp.
Thời gian rảnh
Thời gian mà nhân viên nghỉ làm để nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ phép và ngày nghỉ phải được theo dõi. Làm thế nào là thanh toán cho phần còn lại trong công ty? Điều quan trọng là phải biết nếu có một chính sách cho biết nhân viên được phép vắng mặt bao lâu.
Tiền lương và tiền công
Tiền lương là một khoản cố định được trả cho một nhân viên. Thông thường, một nhân viên nhận được một mức lương hàng năm sau đó được chia cho số kỳ trả lương trong năm.
Nếu tiền lương được trả cho một nhân viên theo số giờ làm việc, một mức lương cụ thể được thiết lập cho mỗi nhân viên. Để tính tổng tiền lương của một nhân viên, tỷ lệ thanh toán được nhân với số giờ nhân viên làm việc.
Thanh toán thêm thời gian
Tất cả nhân viên không được miễn phải nhận lương ngoài giờ; điều này bao gồm cả nhân viên hàng giờ và nhân viên. Làm thêm giờ ngụ ý rằng nhân viên phải làm việc nhiều giờ hơn so với quy định hợp pháp.
Lợi ích bổ sung
Chúng là một loại bồi thường khác, chẳng hạn như hỗ trợ giáo dục, bảo hiểm y tế và kế hoạch nghỉ hưu.
Các khoản thanh toán khác
Bạn có thể chọn trả hoa hồng bán hàng cho nhân viên hoặc trả thêm tiền.
Khấu trừ
Khấu trừ là tiền được khấu trừ vào tổng tiền lương của một nhân viên.
Thuế biên chế
Ví dụ, thuế thu nhập, thuế thất nghiệp, thuế an sinh xã hội và tất cả các loại thuế khác được dự tính trong luật.
Số tiền bị giữ lại cho mỗi nhân viên sẽ thay đổi dựa trên tổng thu nhập của bạn và số tiền giữ lại mà bạn có.
Embargoes
Một tập tin đính kèm là một khoản khấu trừ theo lệnh của tòa án. Nó được sử dụng để trả các khoản nợ của nhân viên, chẳng hạn như thuế chưa trả, các khoản vay theo mặc định và hỗ trợ trẻ em.
Thanh toán ròng và gộp
Tổng lương và lương ròng của nhân viên phải được thể hiện trên biên lai thanh toán. Tổng lương là tổng tiền lương của một nhân viên. Mẫu thuế thu nhập yêu cầu mức lương gộp.
Khoản thanh toán ròng là mức lương cuối cùng của nhân viên sau khi giảm tất cả các khoản khấu trừ. Các ngân hàng và những người cho vay khác thường muốn biết mức lương ròng.
Làm thế nào để làm điều đó?
Tính toán thủ công
Nó có thể làm việc nếu bạn có ít nhân viên. Chỉ cần một vài yếu tố để thiết lập hệ thống này để lưu giữ hồ sơ.
Tiền lương và các khoản khấu trừ được tính toán thủ công, có thể có rủi ro vì các tính toán vai trò thanh toán có thể phức tạp.
Vì không có phần mềm giúp tính toán, mỗi phép tính phải được xác minh trước khi trả lương cho nhân viên. Nó là dễ dàng và kinh tế để thành lập.
Hệ thống tự động
Nó có thể là một phần mềm độc lập hoặc tích hợp với nguồn nhân lực và hệ thống kế toán. Dữ liệu nhân viên và tiền lương, giờ làm việc, tỷ lệ thanh toán và thuế khấu trừ phải được nhập vào hệ thống.
Phần mềm tính toán số tiền phải trả dựa trên dữ liệu đã nhập và cho phép thanh toán bằng séc, chuyển khoản hoặc thẻ thanh toán. Bạn có thể nhập giờ với hệ thống kiểm soát thời gian tự động.
Phần mềm khấu trừ thuế từ tiền lương của nhân viên và tính toán các mục phức tạp như lợi ích bổ sung và các khoản khấu trừ. Cải thiện hiệu quả và độ chính xác của hệ thống thủ công.
Dịch vụ vai trò thanh toán bên ngoài
Đối với một khoản phí thỏa thuận, các nhiệm vụ của vai trò thanh toán được thuê ngoài với bên thứ ba. Tùy thuộc vào nhu cầu, nhà cung cấp xử lý mọi thứ hoặc chỉ quản lý một số khía cạnh của vai trò thanh toán.
Thay vì mua phần mềm, hệ thống của nhà cung cấp được sử dụng. Bạn có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc, vì nhà cung cấp thường có các chuyên gia trong lĩnh vực này.
Tuy nhiên, công việc của nhà cung cấp phải được xác minh, vì nó vẫn chịu trách nhiệm cho những sai lầm đã gây ra.
Ví dụ
Công ty ABC trả 7, 25 đô la mỗi giờ như một tỷ lệ thông thường. Nếu bạn làm việc hơn 8 giờ trong tuần, hãy trả 1, 5 lần mức thông thường. Đối với những ngày cuối tuần và ngày lễ, hãy trả gấp đôi mức bình thường.
Juan Pérez, một thợ cơ khí, làm việc những giờ sau trong tuần:
-40 giờ thường xuyên.
-8 giờ làm thêm trong tuần.
-8 giờ vào cuối tuần.
Tiền lương của bạn sẽ được tính như sau:
Công ty ABC trả cho Jaime Rodriguez, phó giám đốc điều hành của công ty, mức lương hàng năm là 150.000 đô la. Trong vai trò thanh toán hàng tuần, công ty đã đưa cho ông biên lai sau:
