Quản trị thay đổi tổ chức: Tầm quan trọng, quy trình
Việc quản lý thay đổi tổ chức tương ứng với tất cả các hành động được thực hiện để quản lý các tác động gây ra bởi những thay đổi quan trọng trong một tổ chức, tập trung vào con người. Những thay đổi này có thể là cấu trúc, quá trình hoặc văn hóa.
Khi một tổ chức đề xuất bất kỳ thay đổi nào về tỷ lệ lớn, cảm giác giữa các thành viên trong nhóm có thể rất đa dạng. Một số có thể xem nó như một cái gì đó thú vị; tuy nhiên, nhiều người có thể coi đó là mối đe dọa và điều này có thể tạo ra một số khó chịu.
Với những phản ứng khác nhau có thể xảy ra trong nhóm làm việc, đây là một thành phần thiết yếu để thúc đẩy không chỉ sự chấp nhận mà còn là sự hỗ trợ liên tục, để quản lý quá trình chuyển đổi theo cách thành công nhất có thể.
Ý nghĩa
Trong tình huống này, chúng ta phải nhớ rằng mọi người chắc chắn phải thay đổi hành vi, áp dụng một tâm lý mới, học hỏi và thích nghi với các quy trình và thực tiễn mới, tuân thủ các chính sách mới hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi nào khác liên quan đến quá trình chuyển đổi.
Vì lý do này, việc thực hiện một chiến lược quản lý thay đổi tổ chức phù hợp sẽ đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện thành công.
Lý tưởng là chính thức đồng ý về những kỳ vọng, sử dụng các công cụ để giao tiếp tốt và tìm cách để giảm bớt hiểu lầm; bằng cách này, tất cả các bên sẽ tham gia nhiều hơn vào quá trình thay đổi, bất chấp sự khó chịu có thể xảy ra.
Thay đổi quy trình
Chiến lược cho sự thay đổi lý tưởng phải đảm bảo rằng các bên liên quan hiểu hoàn hảo những thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến họ như thế nào, rằng họ có sự hỗ trợ cần thiết để thực hiện chúng và họ có công cụ phù hợp để vượt qua mọi thách thức mà quá trình liên quan sự thất vọng tối thiểu có thể.
Trước hết, điều quan trọng là phải biết những thay đổi ảnh hưởng đến tâm lý của tất cả các thành viên của tổ chức.
Ba giai đoạn của Lewin
Nhà tâm lý học Kurt Lewin (1890-1947) đã xác định ba giai đoạn trong tâm lý của nhân viên trong tất cả các quá trình thay đổi:
Rã đông
Trong giai đoạn tan băng, cần phải thực hiện các biện pháp triệt tiêu tâm lý tồn tại cho đến thời điểm đó trong tổ chức.
Điều này đòi hỏi phải vượt qua các cơ chế phòng thủ ban đầu tìm cách tránh mọi loại thay đổi. Dần dần, mọi người sẽ nhận ra sự cần thiết của nó, và điều này sẽ cho phép họ chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
Thay đổi
Trong giai đoạn thứ hai này là khi sự thay đổi xảy ra. Giai đoạn chuyển tiếp này thường gây ra những khoảnh khắc bối rối và không chắc chắn về những gì sẽ xảy ra trong tương lai.
Tại thời điểm này mọi người nhận thức được rằng các phương pháp truyền thống đang được thay đổi, nhưng họ vẫn không chắc chắn chính xác chúng sẽ được thay thế như thế nào.
Trong giai đoạn này, ban quản lý phải có trách nhiệm truyền đạt rõ ràng lý do cho những thay đổi và các bước cần thiết để đảm bảo rằng chúng được thực hiện.
Đóng băng
Giai đoạn cuối cùng bao gồm làm quen với những thay đổi mới và cuối cùng coi chúng là quy trình chuẩn. Trong giai đoạn này, mức độ thoải mái của nhân viên trở lại bình thường.
Mặc dù nhiều người vẫn chỉ trích Lewin (chủ yếu là do giai đoạn cuối, với lập luận về việc không thể làm quen với những thay đổi trong thế giới ngày nay một cách thoải mái, do tốc độ cực cao của nó), đóng góp to lớn của anh là ý tưởng rằng sự thay đổi phải được phân tích như một quá trình thay vì thông qua các giai đoạn riêng lẻ.
Chìa khóa thành công trong quá trình
Hiểu được những thay đổi sẽ ảnh hưởng đến lực lượng lao động như thế nào, điều quan trọng là phải tính đến một loạt các yếu tố quyết định chính khi đạt được thành công khi thực hiện bất kỳ thay đổi tổ chức nào:
Thiết lập một tầm nhìn chung
Đầu tiên cần phải đồng ý về những gì sẽ là kết quả cuối cùng tốt nhất có thể. Theo cách này, một tầm nhìn chung sẽ đạt được, điều này sẽ đạt được rằng tất cả các bên liên tiếp theo cùng một hướng và với tâm trí đặt trên cùng một mục tiêu.
Minh bạch và truyền thông hiệu quả
Trong quá trình thay đổi tổ chức, điều cần thiết là các ông chủ truyền đạt lý do cho những thay đổi đó, cũng như quá trình cần thiết để họ thực hiện với nhân viên của mình.
Bằng cách này, nếu họ hiểu lý do của sự thay đổi, họ sẽ có nhiều khả năng nhìn thấy những lợi ích và hỗ trợ nó, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình.
Đào tạo và giáo dục thường xuyên
Khi một quy trình thay đổi trong tổ chức, nhân viên có thể không quen thuộc với nó và có lẽ họ không biết nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến họ như thế nào.
Điều rất quan trọng là cung cấp cho họ sự giáo dục và đào tạo cần thiết để họ có thể thích nghi với những thay đổi nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.
Một chiến lược tốt là đào tạo các bên liên quan sớm. Do đó, một khi các thay đổi bắt đầu được thực hiện, chúng sẽ đóng vai trò là hỗ trợ và hướng dẫn cho những người lao động còn lại.
Phần thưởng kinh tế và xã hội
Đưa ra các khuyến khích cho nhân viên bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi sự thay đổi sẽ khiến họ biết ơn hơn về vai trò và trách nhiệm mới của họ.
Tư vấn cá nhân
Nhân viên sẽ nhận được những thay đổi theo nhiều cách khác nhau; do đó, cũng sẽ có một số điều sẽ làm cho quá trình tồi tệ hơn, bởi vì nó có thể ảnh hưởng đến họ theo một cách lớn hơn. Điều quan trọng là có các chương trình tư vấn giúp họ thích nghi thành công.
Theo dõi và đánh giá
Đây là một trong những chìa khóa chính để quản lý thay đổi chính xác.
Phân tích cách thay đổi ảnh hưởng đến tổ chức sẽ phục vụ để đo lường tác động của thay đổi năng suất của nhân viên và chức năng của quy trình sản xuất nói chung. Bằng cách này, điều chỉnh cũng có thể được thực hiện nếu kết quả không như mong đợi.
