6 giai đoạn của tổ chức hành chính
Điều rất quan trọng là phải biết các giai đoạn của tổ chức hành chính để quản lý các tài nguyên theo cách hiệu quả nhất có thể và thu được kết quả tốt nhất. Tổ chức hành chính là một tập hợp các hành động được thực hiện bởi một nhóm người với ý tưởng cơ bản là đạt được một mục tiêu chung.
Khái niệm này không chỉ đề cập đến việc quản lý nền kinh tế của một công ty, mà nó còn có thể bao gồm việc quản lý từ thu nhập kinh tế của một gia đình đến toàn bộ quốc gia. Sau đó, bất kỳ con số nào nhận được thu nhập bằng tiền đều phải có kế hoạch phù hợp nếu hy vọng sẽ thành công trong dài hạn.
Nguồn gốc của tổ chức hành chính
Chính quyền được liên kết với các khía cạnh tổ chức, có nguồn gốc có thể được truy trở lại Ai Cập cổ đại và Babylon xa xôi.
Thực tế của việc quản lý nhằm mục đích tận dụng tối đa các quyết định kinh tế và tài chính, và đảm bảo rằng những điều này luôn luôn phù hợp nhất tùy theo trường hợp. Chính quyền có thể được coi là khoa học của quản lý.
Chính quyền, như được biết đến hiện nay, bắt đầu hình thành ở châu Âu vào thế kỷ XV, sau khi giới thiệu việc sử dụng các chữ số Ả Rập; thực tế này tạo điều kiện cho cách giữ tài khoản.
Giữa thế kỷ thứ mười tám và mười chín đã có cuộc Cách mạng Công nghiệp, đã thay đổi hoàn toàn cảnh quan lao động và kinh doanh thời đó. Lúc này chính quyền trở nên không thể thiếu đối với việc quản lý các ngành công nghiệp và nhà máy mới.
Nhà kinh tế và triết gia người Anh Adam Smith, được coi là cha đẻ của kinh tế học hiện đại, đã giải thích sự cần thiết của một hệ thống phân cấp và phân công lao động để có thể được thực hiện một cách tối ưu.
Với sự xuất hiện của máy móc công nghiệp và do đó, việc sản xuất nhiều loại hàng hóa và vật phẩm khác nhau, việc chuyên môn hóa một khoa học trước đây được coi là tự phát là điều cần thiết.
Chính quyền làm cho quá trình dễ dàng hơn để đạt được những gì, theo Smith, là mục tiêu cuối cùng của sản xuất hàng loạt: tối đa hóa vốn và đất đai.
Các giai đoạn của tổ chức hành chính
Hình thức tổ chức này được chia thành nhiều giai đoạn. Các giai đoạn này tạo nên các quy tắc chính của quản trị, để điều này có thể được thực hiện chính xác và khả năng xảy ra lỗi được giảm thiểu.
Có nhiều cách hiểu khác nhau; tuy nhiên, sáu bước thiết yếu của quy trình hành chính là như sau, theo thứ tự thực hiện:
Dự báo
Theo logic, nó phải được thực hiện trước khi bắt đầu bất kỳ dự án. Tất cả các yếu tố có thể xảy ra phải được tính đến và ảnh hưởng đến kết quả. Bạn phải cực kỳ thận trọng và không được coi là điều hiển nhiên.
Lập kế hoạch
Các mục tiêu được phác thảo và các tùy chọn có sẵn được quản lý và các hành động được thực hiện để đáp ứng các mục tiêu này. Những mục tiêu này phải luôn thực tế và mạch lạc, chúng không bao giờ được coi là hiệu quả hoặc công bố lợi nhuận ngay từ đầu.
Tổ chức
Quá trình sáng tạo được thực hiện và cơ cấu lao động cần thiết được hình thành để đạt được mục tiêu, xác định các hoạt động, công việc, các thách thức có thể, phân cấp, các nhóm và các bước tiếp theo.
Địa chỉ
Hướng ngụ ý dẫn đầu và ảnh hưởng đến tổ chức một cách đầy đủ và hoàn chỉnh. Ở giai đoạn này, chúng ta bắt đầu thấy hành động được lên kế hoạch hình thành như thế nào và các mục tiêu ít xa hơn, bởi vì có thứ tự trong hệ thống phân cấp và có một kế hoạch đang hoạt động.
Phối hợp
Giai đoạn này đề cập đến các công cụ phải được tính đến để đảm bảo rằng các mục tiêu được vạch ra có thể được đáp ứng.
Ở đây tất cả các yếu tố trực tiếp hoặc gián tiếp phải làm với quá trình đi vào hoạt động. Ý tưởng là toàn bộ quy trình hoạt động giống như một thiết bị.
Kiểm soát
Các hành vi và phương pháp được phê duyệt trong lập kế hoạch và phối hợp phải được thực hiện cho bức thư. Do đó, các mục tiêu được đáp ứng với độ chính xác cao nhất và trong thời gian ngắn nhất.
Đây là khi kiểm soát có hiệu lực và đảm bảo rằng không có bên nào liên quan vượt ra ngoài những gì được thành lập. Điều này tránh sự chậm trễ và phức tạp trên đường đi để đạt được các mục tiêu.
Ngoài sáu giai đoạn
Cần lưu ý rằng chính quyền vượt quá sáu giai đoạn được thảo luận ở trên.
Điều này có một số quy tắc bất thành văn, chẳng hạn như thực tế là bạn không bao giờ có thể chờ đợi hoặc nhận lợi nhuận được cấp. Cho dù quy trình có được lên kế hoạch tốt đến đâu, nó cũng không có rủi ro cũng như không có bằng chứng.
Theo cùng một cách, khoa học xã hội và kinh tế này dự tính các nguyên tắc đa dạng bổ sung cho các giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện.
Trong số các nguyên tắc này, có thể nhấn mạnh một nguyên tắc nói rằng đối với chuyên môn hóa trong một lĩnh vực, việc phân chia công việc là bắt buộc. Cơ quan có trách nhiệm phải trả lời cho những người thuộc trách nhiệm của mình.
Ngoài ra, kỷ luật là hoàn toàn cần thiết và sự tôn trọng là một giá trị không thể thiếu để tạo ra một môi trường làm việc ổn định.
Ví dụ về thủ tục hành chính thành công
Kim tự tháp Ai Cập
Những ví dụ tuyệt vời về quản trị thành công có thể được nhìn thấy trong suốt lịch sử của nhân loại. Các kim tự tháp nổi tiếng của Ai Cập cần một kế hoạch hành chính và hậu cần rộng lớn, mà không nghi ngờ gì, đòi hỏi kỷ luật, trật tự, phối hợp và kiểm soát tuyệt vời.
Công trình của thời cổ đại
Điều này cũng áp dụng cho tất cả các công trình vĩ đại trong thời cổ đại, như tượng thần Zeus và Đấu trường La Mã.
Ví dụ khác
Cấu trúc tượng đài không phải là ví dụ thành công duy nhất của chính quyền trong lịch sử. Từ việc lên kế hoạch thu hoạch để có thức ăn trong mùa đông cho đến khi biết đầu vào nào và bao nhiêu có thể được thực hiện trong một chuyến đi dài trên biển, là các quy trình hành chính.
Mọi người quản lý tài nguyên có sẵn tại thời điểm này. Bằng cách này, nó tìm cách có được lợi ích cao nhất có thể và giảm thiểu rủi ro sai sót. Nếu không, trong những trường hợp này, kết quả sẽ là một nạn đói hoặc thảm kịch khi hết nước ngọt giữa đại dương.
Và đó là khoa học hành chính đã tồn tại từ thời xa xưa. Có thể không phải với một cái tên thích hợp, mà như một cái gì đó nội tại đối với bản chất xã hội của con người.
Điều này chỉ ra rằng để cùng tồn tại những người văn minh đòi hỏi phải có tài nguyên và trật tự, và khả năng sử dụng chúng theo cách tối ưu và phù hợp nhất.
