Cách viết thư giới thiệu cá nhân trong 5 bước
Các bước để làm một thư giới thiệu cá nhân phải rất tỉ mỉ do tầm quan trọng mà nó có thể mang lại cho người nộp đơn.
Thư giới thiệu cá nhân là một tài liệu thường được thực hiện bởi người quản lý hoặc người đứng đầu của ứng viên cho một công việc. Nó có một ngôn ngữ chính thức truyền đạt những phẩm chất và kinh nghiệm tích cực mà người lao động đã thực hiện trong một công việc.
Chuẩn bị và viết một thư giới thiệu tốt là rất quan trọng bởi vì nó có thể có nghĩa là tuyển dụng trong một công ty mới, được thăng chức nội bộ lên một vị trí xã hội mới hoặc được chấp nhận vào một trường đại học.
Thực sự trình bày một thư giới thiệu không có nghĩa là một ứng cử viên tốt hơn - và điều này được biết bởi những người lựa chọn tốt - mặc dù họ tin tưởng vào nhà thầu và có thể đóng vai trò là bằng chứng cho thấy kinh nghiệm làm việc là đúng.
Theo nghiên cứu, những khuyến nghị cá nhân bằng văn bản này không dự đoán rằng một ứng cử viên sẽ tốt ở một vị trí. Do đó, chúng đặc biệt hiệu quả trong các giám đốc điều hành hoặc tuyển dụng các nhà quản lý mà không có nhiều kiến thức lý thuyết - mặc dù có lẽ có kinh nghiệm - về nguồn nhân lực. Vì vậy, hãy tận dụng thực tế này!
Để bạn có thể thực hiện nó dễ dàng hơn và không bị đau đầu, chúng tôi đã để lại cho bạn ở cuối bài viết một ví dụ mà bạn có thể sử dụng làm mô hình.
Loại thư này có thể được yêu cầu bởi một đối tác mà bạn đã đi học, một đối tác kinh doanh hoặc đồng nghiệp, một ông chủ hoặc thậm chí là một người quản lý. Những lá thư này có thể ảnh hưởng sâu sắc đến tương lai học tập và chuyên nghiệp của ai đó.
Thay vì chỉ nói về khả năng thực hiện công việc của một người, bạn cần giải quyết khả năng của họ để thực hiện thử thách và thành công.
Trong thư giới thiệu cá nhân - nói chung - khả năng của một người để thực hiện công việc và / hoặc phát triển trong môi trường làm việc phải được mô tả.
Đừng nói về các kỹ năng của người bạn không quen thuộc, nhưng hãy làm nổi bật các kỹ năng chuyên nghiệp mà người đó đã thể hiện.
Mỗi thư giới thiệu cá nhân, cho dù được viết bởi người quản lý cho một nhân viên hiện tại hoặc nhân viên cũ hoặc bởi một giáo viên cho một học sinh cũ, sẽ chứa nhiều yếu tố cơ bản mà chúng tôi sẽ giải thích dưới đây.
5 bước để làm thư giới thiệu cá nhân
1- Xác định mục đích của bức thư
Hầu hết thời gian, thư giới thiệu sẽ được gửi như một phần của gói ứng dụng. Tuy nhiên, có thể đôi khi thư được gửi hoặc gửi riêng cho người quản lý tuyển dụng hoặc ủy ban tuyển sinh.
Trong mọi trường hợp, bạn không nên cho rằng người đọc sẽ biết lý do tại sao bạn nhận được thư này từ bạn; do đó, bạn phải bao gồm các thông tin sau trong đoạn mở đầu.
Trên dòng đầu tiên hoặc thứ hai của thư giới thiệu, bạn nên xác định lý do tại sao bạn viết thư, bao gồm tên của người bạn đang hỗ trợ và cơ hội mà bạn đang tài trợ, cho công việc, thăng tiến hoặc cơ hội. học
Ngoài việc xác định mục đích của bức thư, bạn cần giới thiệu bản thân với người đọc và giải thích mối quan hệ của bạn với người nộp đơn.
Điều cũng cần thiết là bạn đủ điều kiện trước người đọc để thuyết phục họ rằng ý kiến của bạn là quan trọng và khiến họ quan tâm đến những gì bạn nói.
2- Ghi nhớ giá trị của sự trung thực
Sau khi giới thiệu bản thân và giải thích trình độ chuyên môn của bạn, hãy nhớ quy tắc có giá trị nhất để viết thư giới thiệu cá nhân: trung thực. Bạn không cần phải phóng đại hoặc làm sai lệch thông tin để quảng bá cho người bạn đang hỗ trợ.
Người quản lý tuyển dụng hoặc ủy ban tuyển sinh không bao giờ có thể phát hiện ra sự lừa dối của bạn, nhưng nếu họ làm vậy, bạn và ứng viên sẽ bị bỏ lại.
Ngoài việc trông tệ hại nếu sự lừa dối được phát hiện, trong cuộc phỏng vấn, ứng viên có thể mất cảnh giác nếu bạn đặt trong thư một cái gì đó mà anh ta không thể mô tả hoặc bảo vệ.
Cần bao gồm thông tin chính xác rằng nếu người được yêu cầu đi vào chi tiết, anh ta có thể làm điều đó một cách dễ dàng.
3- Bao gồm thành tích và kết quả
Khi đề cập đến những thành tựu và trình độ của cá nhân, làm nổi bật những thành tựu cụ thể có thể có giá trị để làm trọng số cho tuyên bố của họ. Bạn có thể mô tả một nhiệm vụ và hành động được thực hiện liên quan đến tình huống, và sau đó đề cập đến kết quả.
Cả nhà tuyển dụng và các viện giáo dục đều muốn đầu tư vào các cá nhân sáng tạo và đổi mới, vì vậy việc đề cập đến bộ kỹ năng này sẽ giúp ích rất nhiều cho ứng viên, cũng như đề cập đến các cuộc biểu tình về khả năng lãnh đạo và chủ động như nhau.
Nếu cá nhân bạn đề cử ứng cử viên cho một giải thưởng đặc biệt hoặc danh dự mà bạn là người chiến thắng, bạn phải đề cập đến điều đó trong thư của bạn. Bao gồm thông tin về giải thưởng mà bạn đề cử, tại sao bạn đề cử và bất kỳ chi tiết nào khác của sự công nhận.
Nếu bạn chỉ biết về một giải thưởng mà người đó nhận được hoặc nếu cả hai giành được sự công nhận cùng nhau, bạn có thể bao gồm thông tin về điều đó.
Hãy nhớ rằng điều quan trọng là phải giữ thư giới thiệu cá nhân tương đối ngắn để không làm mất sự chú ý của người đọc.
4- Trả lời các câu hỏi mà người đọc muốn biết
Trong thư giới thiệu bạn dự kiến sẽ nói về ứng viên, nhưng điều quan trọng là phải tập trung vào những gì người đó có thể làm thay vì những gì bạn sẽ đạt được từ công ty hoặc trường học mà bạn đang chọn.
Do đó, bạn cần đặt mình vào tâm trí của người đọc và tự hỏi bản thân bạn muốn biết gì về ứng viên này nếu bạn là người chịu trách nhiệm đưa ra quyết định.
Một số câu hỏi có thể bao gồm: Người này sẽ làm gì cho tôi? Làm thế nào để người này phù hợp với tổ chức của tôi? Việc tuyển dụng hoặc nhập học của người này sẽ cải thiện công ty của tôi hoặc tổ chức giáo dục dài hạn?
Cho dù thư giới thiệu của bạn dài bao nhiêu, câu trả lời cho những câu hỏi này phải được thiết lập rõ ràng và dễ hiểu cho người đọc.
5- Cung cấp phương tiện theo dõi
Điều quan trọng là đảm bảo rằng người đọc biết rằng họ có thể liên hệ với bạn nếu họ có thêm bất kỳ câu hỏi nào về ứng viên.
Việc bạn đề nghị nói về ứng viên chi tiết hơn cho người đọc biết rằng anh ta hoàn toàn cam kết hỗ trợ người đó.
Lời khuyên khác
- Đề cập những gì quan tâm đến các nhà thầu . Giám đốc / quản lý tuyển chọn đang tìm ai sẽ thuê bạn? Nếu bạn đang muốn bán nhiều hơn và bạn là một người bán, và bạn đã thực sự quản lý để tăng doanh số trong các công việc trước đây của bạn, hãy đề cập đến nó.
- Không bao giờ phóng đại hoặc nói dối : một người quản lý lựa chọn có kinh nghiệm sẽ nhanh chóng biết bạn có nói dối hay không. Nếu bạn có nghi ngờ, bạn sẽ đào sâu bằng cách tự hỏi mình và bạn chắc chắn sẽ làm hỏng việc.
- Điều chỉnh ngôn ngữ cho công ty mà thư dự định : nghiên cứu trang web của công ty, phong cách họ sử dụng khi viết, nếu họ sử dụng một từ, một số biểu thức hoặc tài nguyên. Sử dụng nó cũng sẽ làm cho thư giới thiệu của bạn quen thuộc.
- Đừng mở rộng bản thân quá nhiều : một người quản lý lựa chọn sẽ có hàng ngàn việc phải làm để được đọc nhiều. Lý tưởng nhất là bức thư sẽ có thể đọc trong 10 giây. Hãy nghĩ rằng một nhân viên trong lựa chọn có thể dễ dàng nhìn thấy 100 CV cập nhật.
-Bạn có thể cố gắng bắt mắt, sáng tạo .
Ví dụ về thư giới thiệu
Như chúng tôi đã nói, bức thư nên ngắn gọn và nổi bật:
Kính gửi Giám đốc,
Maria đã làm việc với tôi trong 5 năm qua với tư cách là Giám đốc bán hàng và tôi chỉ có những lời tích cực.
Kể từ khi vào, cô đã tăng 20% doanh số bán hàng của mình, đầu tiên là nhân viên bán hàng trực tiếp và sau đó là Giám đốc và quản lý một nhóm gồm mười người.
Thái độ của anh ấy luôn tích cực, hợp tác, thân thiện và sẵn sàng tạo ra một môi trường làm việc tốt.
Tôi vẫn ở xử lý của bạn trong trường hợp bạn cần thêm thông tin.
Trân trọng,
Antonio Pérez, Giám đốc kinh doanh của Mỹ Latinh.
Như bạn có thể thấy, thư giới thiệu này rất đơn giản, ngắn gọn, dễ hiểu và đề cập đến những gì có thể quan tâm cho bên ký kết. Đừng nhàm chán và nếu nó nhìn trên giấy hoặc trong email dường như không phải là thứ gì đó sẽ mất nhiều thời gian để đọc.
Biến thể cho các quy trình lựa chọn nâng cao
Nếu quá trình lựa chọn là nâng cao, một cái gì đó rộng rãi hơn có thể được sử dụng.
Kính gửi Giám đốc:
Tôi viết thư để giới thiệu John vào vị trí Giám đốc dịch vụ khách hàng trong bộ phận của mình. John đã làm việc cho tôi được hai năm với tư cách là một Giám đốc Tài khoản chứng tỏ năng suất cao. Tôi nghĩ anh ấy sẽ chứng tỏ là một tài sản như một người quản lý trong bộ phận của anh ấy vì vậy tôi hoàn toàn ủng hộ anh ấy cho vị trí này.
Tôi thấy rằng John là người chăm chỉ, năng nổ và đầy chủ động. Khi được thuê, John được chỉ định các tài khoản ổn định - nhưng không tăng trưởng - như một công cụ học tập cho đến khi anh ta làm quen với các sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi.
Trong sáu tháng, John đã đạt được mức tăng 10% trong chi tiêu kế toán với ba khách hàng đã không thay đổi công việc kinh doanh với chúng tôi trong năm năm. Kết quả là, tôi đã chỉ định John cho một vài bài thuyết trình của khách hàng và anh ấy đã nhận được tất cả.
Mặc dù danh sách tài khoản của anh ấy được tạo thành từ các tài khoản cũ, John là một trong những người có thu nhập cao nhất trong nhóm của tôi. Tôi tin rằng chìa khóa thành công của anh ấy là niềm đam mê đối với các sản phẩm của chúng tôi và tài năng đặc biệt của anh ấy đối với dịch vụ khách hàng.
Đây là lý do tại sao tôi đánh giá cao nó cho công việc bạn đang cung cấp. Tôi biết rằng nếu bạn có thể đào tạo một nhóm để làm những gì bạn làm, bạn sẽ thấy sự sụt giảm đáng kể trong các khiếu nại và sự tiêu hao của khách hàng.
Nếu tôi có thể giúp đỡ thêm trong quá trình đánh giá của bạn, xin vui lòng cho tôi biết. Đường dây trực tiếp của tôi là 555-55-55 hoặc bạn có thể liên hệ với tôi qua email tại [email được bảo vệ] Tất nhiên, vui lòng ghé qua văn phòng của tôi để trả lời bất kỳ câu hỏi nào.
Trân trọng,
(Chữ ký)
