Chính sách chi tiêu là gì?
Chính sách giải ngân là một định dạng có chức năng đóng vai trò là bằng chứng vật lý của hoạt động rút tiền mặt của công ty hoặc doanh nghiệp.
Nó được sử dụng trong kế toán để mô tả chi tiết chuyển động và thường đi kèm với các chứng từ khác cho hoạt động.
Kế toán là một môn học nhằm kiểm soát tất cả các giao dịch xảy ra trong một công ty hoặc doanh nghiệp ở mức độ vào hoặc ra của tiền.
Điều này có nghĩa là mỗi khi chi phí được thực hiện, một khoản đầu tư, tiền lương hoặc các loại chi phí khác được trả, hoặc ngược lại, tiền được nhận để thanh toán cho khách hàng và thu nhập khác, bộ phận quản trị của công ty phải rời đi Những hoạt động được đăng ký trong hệ thống kế toán của bạn.
Giống như một người phải trả tiền cho những gì anh ta mua, một công ty cũng phải làm như vậy, mặc dù theo cách phức tạp hơn một chút, và do đó sử dụng các hệ thống kế toán.
Đối với mỗi loại hoạt động, có một định dạng đăng ký cụ thể và các chính sách thoát, như được giải thích ở phần đầu, đóng vai trò là bằng chứng của các khoản thanh toán được thực hiện.
Các khoản thanh toán này được phát hành cho các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ khác nhau của công ty. Ví dụ, tất cả các doanh nghiệp yêu cầu các dịch vụ cơ bản như điện, kết nối internet, nước, v.v.
Anh ta cũng cần mua vật tư để có thể thực hiện công việc của mình: văn phòng phẩm, đồ dùng văn phòng, xe cộ, v.v. và trong trường hợp các công ty sản xuất, họ phải mua nguyên liệu thô để sản xuất sản phẩm của họ.
Có nhiều khoản thanh toán mà một công ty phải thực hiện để thực hiện mục tiêu của mình và mỗi trong số chúng phải được đăng ký. Ngoài ra, mỗi khoản thanh toán hoặc rút tiền phải được ủy quyền của bộ phận hoặc bộ phận tương ứng.
Đặc điểm của một chính sách chi phí
Thông tin phải được đưa vào chính sách xả thải điển hình như sau:
- Bản sao của séc hoặc chuyển khoản điện tử mà thanh toán được thực hiện.
- Khái niệm thanh toán, nghĩa là, dịch vụ nào, đầu vào, thuế, v.v., đang bị hủy bỏ.
- Chữ ký phê duyệt thanh toán của bộ phận phụ trách.
- Ngày mà thanh toán được thực hiện.
- Số tiền hoặc tổng số tiền thanh toán.
- Xác định nhà cung cấp.
- Chữ ký của nhà cung cấp hoặc người nhận được khoản thanh toán.
Cần phải đính kèm với biểu mẫu chính sách xuất cảnh khác như:
- Hóa đơn của nhà cung cấp (hoặc tương đương trong trường hợp thanh toán thuế, thanh toán tiền lương và những người khác không có hóa đơn do bản chất của nó)
- Đơn đặt hàng, là một định dạng khác trong đó yêu cầu được đưa ra cho nhà cung cấp đối với các vật tư hoặc vật phẩm được yêu cầu. Ví dụ: nếu một công ty cần tờ giấy, công ty sẽ phát lệnh mua cho nhà cung cấp văn phòng phẩm của mình, yêu cầu một số lượng cụ thể của các ram hoặc gói giấy.
Bằng cách bao gồm các tài liệu này, việc chứng minh chi phí sẽ dễ dàng hơn và tìm thông tin hữu ích trong trường hợp có bất kỳ lỗi nào trong việc giao các mặt hàng đã mua hoặc bất kỳ sự bất tiện nào khác sau đó.
Ngoài ra, thuận tiện để giữ các tài liệu liên quan trong một gói duy nhất, như một cách hiệu quả để sắp xếp các tệp kế toán để tạo điều kiện cho các tư vấn trong tương lai cũng như kiểm soát thích hợp của chúng.
Dưới đây là một ví dụ về chính sách chi phí hoặc chính sách kiểm tra, vì nó cũng được gọi trong một số trường hợp:
Khái niệm liên quan
Các trường nằm bên dưới các ô "Khái niệm thanh toán" và "Nhận bởi" được điền đầy đủ thông tin tương ứng theo từng định nghĩa sau:
1. Tài khoản
Chúng là các mã số xác định loại chuyển động và phân loại của nó. Ví dụ: có các tài khoản liên quan đến Bán hàng, Chi phí sản xuất, Ngân hàng, v.v. Tài khoản tài sản và trách nhiệm được phân loại một cách chung chung.
2. Tài khoản phụ
Chúng được chia nhỏ các tài khoản, nghĩa là cụ thể và chi tiết hơn. Một ví dụ sẽ là:
Tài khoản: 110 - Ngân hàng
Subaccount 1: 110.1 - Ngân hàng X
Subaccount 2: 110.2 - Ngân hàng Y
3. Tên
Nó đề cập đến tên của tài khoản như vậy thay vì mã của nó. Trong ví dụ trước, nó sẽ là "Ngân hàng".
4. Một phần
Đó là số tiền chi tiết tương ứng với từng tài khoản phụ có trong chính sách. Nếu chỉ có một tài khoản phụ, sẽ không cần thiết phải chỉ ra giá trị này.
5. Phải và Thói quen
Mỗi tài khoản được thể hiện dưới dạng văn bản dưới dạng "T", nghĩa là dưới dạng bảng gồm hai cột, trong đó tên của tài khoản và số tiền tương ứng được nhập vào một hoặc một cột khác (phải hoặc trái).
Cột bên trái được xác định là "Phải" và cột bên phải được gọi là "Haber".
Như đã chỉ ra ở trên. Có tài khoản của tài sản và nợ phải trả.
Các tài sản về cơ bản là tài sản của công ty, tất cả những gì có thể được coi là tài sản của họ. Nợ phải trả là các khoản nợ.
Tài khoản tài sản tăng giá trị của chúng bằng số tiền được ghi trong cột "Phải" và giảm theo "Tín dụng". Điều ngược lại xảy ra với các tài khoản nợ.
6. Tổng số
Nó cũng được gọi là "Cân bằng". Nó là kết quả của việc trừ đi giá trị của khoản ghi nợ trừ đi tín dụng.
Đối với các ô "Được thực hiện bởi", "Sửa đổi bởi" và Được ủy quyền bởi "tên hoặc chữ ký của những người liên quan đến việc ban hành và phê duyệt chính sách được đặt. Điều này có thể thay đổi theo tiêu chí của từng công ty.
Các hộp "Phụ thuộc và" Diario ", cho biết tên của những người đã chuyển thông tin đến Sổ phụ và Sách hàng ngày, là các loại hồ sơ khác là một phần của toàn bộ hệ thống kế toán.
Số chính sách là một cách để xác định tài liệu sao cho liên quan đến các chính sách trước đó, nghĩa là chúng là các số liên tiếp. Mỗi công ty có thể tạo danh pháp riêng về khía cạnh này.
Hiện nay, có các hệ thống kế toán trên máy vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký hoạt động được thực hiện bởi các công ty.
Điều quan trọng là họ tuân thủ các yêu cầu được thiết lập bởi cơ quan thuế của mỗi quốc gia.
